Приемка товара: зачем нужен акт расхождения и как его правильно составить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приемка товара: зачем нужен акт расхождения и как его правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

по факту недостачи (брака) товара

На основании договора № от «»2022 г. накладной № от «»2022 г. счету № от «»2022 г. в адрес поступили товары арт. по цене рублей в количестве на сумму рублей.

Указанные товары поступили .

При проверке товара по количеству (качеству) было установлено, что по накладной, счету, значится: .

Фактически оказалось .

Недостача (брак) на сумму рублей образовалась(ся) по вине изготовителя (поставщика, перевозчика) .

Данный факт подтверждается актом № от «»2022 г.

На основании изложенного и руководствуясь ст..

Инструкция по составлению акта

Начать составление следует с шапки. В верхней части листа отмечаем, что используемая форма закреплена в учётной политике приказом директора фирмы (ссылаемся на него). Далее указываем полное наименование организации, проводящей процедуру, со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения согласно утверждённой номенклатуре дел и внутреннего документооборота в компании.

Следующий шаг – ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится процедура: оставляем реквизиты документа, обозначаем временные рамки инвентаризации. Далее перечисляем кадровый состав комиссии, указывая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу отмечаем обнаружение факта недостачи и в форме таблицы подробно описываем расхождения, отмечая:

• наименование товара;
• артикул продукта;
• единица измерения;
• количество;
• цена;
• сравнение фактических и официальных показателей.

Под таблицей подводим итог вышеуказанным сведениям, прописывая сумму недостачи текстом.

Как составить акт расхождения по ф. ТОРГ-2: подробная инструкция

Акт расхождения оформляется отдельно по каждому поставщику и партии товара, которая числится в одном транспортном документе. Документ по форме ТОРГ-2 состоит из 4 страниц. Рассмотрим подробно, как их заполнить.

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
   • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
   • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
   • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

Реквизиты и структура акта о недостаче

Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:

• Место и дата формирования;
• Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
• Состав комиссии, совершающей приемку товара;
• После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
• Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
• Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
• Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
• В подведении итогов определить виновное лицо.

Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

Как правильно заполнить

Лист акта недостачи товара заполняют следующим образом: В шапке указывается вся информация, чтобы успешно найти поставщика. В основной части прописывается вся фактология: место «происшествия», кто состоит в комиссии, номер накладной, по которой прибыл груз. При доставке на поезде указывается номер вагона, или номер контейнера, если груз прибыл в нем. Словом, необходимо как можно точнее идентифицировать средство доставки.

Далее указывают грузоотправителя и получателя, станцию отправки и назначения. Затем описывают факт недостачи: какого груза и в каких количествах не хватает, каково состояние пломб контейнера (чтобы выявить несанкционированное вскрытие груза при случае). Не лишним будет сослаться на договор акта недостачи товара (договор поставки), или иной документ, по которому производился заказ, а также подсчитать стоимость всего недостающего товара (включая НДС). Перечисление единиц товара удобнее всего оформлять нумерованным списком или таблицей.

В завершении пишут, что товар был выгружен и поступил на склад для хранения. Прописывают название склада.

На что обратить внимание

Подписанный акт направляют в бухгалтерский отдел компании, где документ заверяют круглой печатью и оставляют на хранение в архиве. Акты хранятся в течение трех лет.

Акт недостачи товара применяется во время приемки, при инвентаризации предприятия, в случае несчастного случая, повлекшего потерю товара: это отражается в названии документа и его фактологической части. По возможности, комиссия, подписывающая акт, должна состоять, как минимум, из трех человек. Исключения допускаются для индивидуальных предпринимателей без сотрудников.

Обратите внимание на то, что заявление на компенсацию расходов, связанных с недостачей, должно быть подано не позднее, чем через месяц после заверения акта недостачи.

Найденые документы по теме «акт на пересортицу товара образец»

1. Акт о недостаче и(или) пересортице товара Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара
   акт №от «»20г. о недостаче и(или) пересортице товара 1. название организации 2. фио уполномоченного ли…
2. Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)
   Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)

   акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара) наименование и реквизиты предприятия: «» 20 г. no…

3. Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12

   …его уценке (списанию) вследствие материала . (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: — no. колич. актир уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование товара,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт…

4. Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков

   код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт no. на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа…

5. Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
   Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

   (наименование получателя) (адрес получателя) акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона) «» 200 г. место составления…

6. Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он
   Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он

   специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ «утверждаю» «» 20 г. акт no. от «» 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта: …

7. Образец. Акт инвентаризации товаров отгруженных. Форма № инв-4 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации товаров отгруженных. Форма № инв-4 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

   … финансовых обязательств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 акт инвентаризации товаров отгруженных nо. +-+ коды +- форма nо. инв-4 по окуд 0309004 +- организация по окпо …

8. Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115
   Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115

   организация типовая форма no. 115 предприятие — акт no. об установленном расхождении товара в количестве и качестве при приеме — материала «»20г. место составления…

9. Образец. Акт инвентаризации материалов и товаров,находящихся в пути (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации материалов и товаров,находящихся в пути (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

   … финансовых обязательств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути nо. +-+ коды +- форма nо. инв-6 по окуд 0309006 +- о…

10. Образец. Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
    Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

    (наименование получателя) (адрес получателя) акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандарта либо других документов, удос…

11. Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара
    Документы делопроизводства предприятия → Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара

    акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара от «» 20 г. наименование организации …

12. Акт о возврате бракованного товара
    Документы делопроизводства предприятия → Акт о возврате бракованного товара

    акт №от «»20г. о возврате бракованного товара 1. название организации 2. фио уполномоченного лица …

13. Акт уценки товара
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт уценки товара

    …чета в комиссионной торговле непродовольственными товарами, утвержденной приказом роскомторга от 07.12.94 г. nо. 99 акт уценки «» 20 г. комиссионер в лице (фамилия, имя, отчество) и комитент произвели уценку (фамилия, имя, отчество) …

14. Акт отсутствия товара необходимого размера
    Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Акт отсутствия товара необходимого размера

    акт отсутствия товара необходимого размера г. «» 20г. настоящий акт составлен в присутствии потребителя , паспо…

15. Форма № инв-4 акт инвентаризации товаров отгруженных
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Форма № инв-4 акт инвентаризации товаров отгруженных

    акт инвентаризации товаров отгруженных форма nо. инв-4 (предприятие, организация) форма no. инв-4 утверждена постан…

От поставщика можно потребовать передать недостающее или вернуть предоплату

Если покупатель обнаружил недопоставку товаров или их недостачу, он вправе потребовать:

1. Допоставить товар в следующем периоде в течение срока действия договора (п. 1 ст. 511 ГК РФ).
2. Вернуть аванс, если покупатель отказывается от товара (п. 3 ст. 487 ГК РФ). На сумму аванса можно начислить проценты (п. 4 ст. 487 ГК РФ).
3. Возместить убытки из-за расторжения договора, если покупатель решил расторгнуть договор (п. 2 ст. 450 и ст. 523 ГК РФ).
4. Оплатить необходимые и разумные расходы покупателя на приобретение недостающего товара у третьих лиц (п. 1 ст. 520 ГК РФ).
5. Взыскать неустойку за недостачу товара или его недопоставку, если такое условие предусмотрели в договоре (ст. 521 ГК РФ).

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Оформление недостачи при приемке товара

Обновление: 6 октября 2021 г.
Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?

Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
   • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,

   второй остается у организации-заказчика/покупателя.

Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

4. Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
5. При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.

Похожие записи:

• В какие сроки выплачивают отпускные по ТК РФ: сколько дней?
• Государственная поддержка семей, воспитывающих детей
• Договор купли-продажи земельного участка