Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отправить посылку почтой России: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дополнительный вариант отправки товаров – заключение договора с транспортной компанией. Зачастую к услугам ТК прибегают оптовые организации. Товары пересылают в контейнерах наземными, железнодорожными и морскими видами транспорта. Стоимость доставки зависит от действующего тарифа в ТК и параметров груза. Интернет-магазины часто пользуются услугами СДЭК, КИТ, Деловых линий.
Дополнительные способы отправки бандеролей и посылок
Отправка через транспортную компанию часто выгоднее и быстрее. Ускорить процесс продаж можно также с помощью специальных инструментов на сайте интернет-магазина — виджетов. Виджеты Calltouch автоматизируют обработку клиентских заявок и увеличивают конверсию на 30%. Повышайте лояльность клиентов с помощью удобных способов связи: кнопки обратного звонка, мультикнопки с мессенджерами и формы сбора заявок.
Доставка почты — процесс сложный и не всегда предсказуемый. На пути следования вашу посылку будут неоднократно сортировать, складировать так и эдак, возможно, даже ронять. Поэтому разумно заранее тщательно подготовить вещь к отправке. Особенно это касается хрупких и ценных вещей.
Нельзя использовать для упаковки собственные пакеты или коробки произвольного цвета и размера. По текущим правилам, почтовые работники могут отказать вам в приеме такой посылки. Если вы хотите упаковать ее самостоятельно, лучше купить пакет или коробку на почте и тщательно все уложить дома. Также можно заранее надписать адреса и имена отправителя и получателя (это существенно сэкономит вам время).
Также нельзя заклеивать пакет или коробку самостоятельно. Эта процедура осуществляется только сотрудником и только фирменным почтовым скотчем, поскольку оператор обязан проверить содержимое упаковки, чтобы не допустить к перевозке запрещенные предметы.
Если вы готовите к пересылке крупный предмет — учтите, что максимальный размер коробки на почте составляет 425*265*380 мм.
Получить регистрируемое почтовое отправление можно лично или через доверенное лицо. Но, разумеется, просто так на почте посылку не отдадут, даже если это ваша жена/мама/сын и даже если они придут с вашим паспортом. Нужна доверенность.
Доверенность должна быть письменной. Пишите: «Я, такой-то, проживающий там-то, данные паспорта такие-то, доверяю такому-то, проживающему там-то, данные паспорта такие-то, получать регистрируемые почтовые отправления, приходящие на моё имя».
Лучше писать именно «регистрируемые почтовые отправления». Если указать посылку, то мелкий пакет или письмо уже не дадут и доверенность получится фактически одноразовой.
Доверенность должна быть заверенной. К нотариусу идти не обязательно! Заверить доверенность на получение почтовых отправлений можно по месту работы или учёбы, месту лечения. Важно, чтобы документ венчала главная печать учреждения (организации) и визировала подпись руководителя с расшифровкой. Доверенность с «печатью для справок» и росчерком какого-нибудь бухгалтера не прокатит.
Обязанности ответственного лица
Логичнее и проще всего закрепить данные функции в должностной инструкции работника. Как альтернативный вариант: в трудовом договоре, в соглашении о совмещении.
Конечно, если в организации уже есть секретарь или делопроизводитель, должностные инструкции которых содержат нужный перечень обязанностей — вопросов об уточнении обязанностей ответственного за работу с почтой лица может и не возникнуть. Однако следует заметить, что большинство организаций оптимизируют штат, изобретая универсальные должности с максимумом смежно-функциональных обязанностей.
Зачастую должностные инструкции секретарей содержат обтекаемые общие формулировки в части обязанностей работы с почтой, которые не содержат конкретных параметров. Например, при описании обязанностей секретаря указывается: «…принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов…
Обычно процесс получения МПО происходит по типовому сценарию, вне зависимости от того, получаете ли вы мелкий пакет весом до 2 кг или непосредственно посылку, то есть почтовое отправление весом 2-10 кг.
После прибытия почтового отправления в отделение по месту жительства адресата сотрудниками почты выписывается извещение, которое почтальон приносит и опускает непосредственно в почтовый ящик по указанному на посылке адресу. Получатель приходит в отделение, заполняет на бланке требуемые поля и предъявляет документ, удостоверяющий личность. Оператор почтового отделения находит посылку и выдает ее получателю.
На первый взгляд, ничего сложного. Это действительно так – в случае, если отправление дошло до места назначения в срок, извещение попало по нужному адресу, и сама посылка оказалась при этом в целости и сохранности.
К сожалению, далеко не всегда все так радужно. С того момента, как посылка отправилась в путь, адресата на каждом этапе могут подстерегать неприятные сюрпризы, к которым на всякий случай нужно подготовиться – как морально, так и информационно.
Заполнение бланка отправки
Правильно заполнить почтовый бланк № 116 – ещё один шаг, который потребуется сделать перед тем, как отправить посылку «Почтой России». Инструкция по внесению данных несложная, но заполнение потребует внимательности и аккуратности. На сегодняшний день есть два способа оформить почтовый бланк.
Быстро и просто можно внести все сведения через сайт ПР РФ. Для этого необходимо открыть раздел для заполнения адресного ярлыка в разделе «Бланки» и выбрать «Посылка» в строке «Тип отправления». Далее следует заполнить все интерактивные строки, указав сведения о получателе и отправителе, параметры отправления и при желании выбрать дополнительное СМС-оповещение. После внесения всех сведений требуется скачать при помощи кнопки внизу уже заполненный почтовый бланк, распечатать его и отдать оператору почтового отделения при отправке. Наклеить бланк можно сразу на посылку, но только при помощи клея (скотч и иные материалы использовать нельзя).
Почтой не соблюдены сроки хранения корреспонденции
В силу п.3.6 указанных Особых условий, не врученные адресатам заказные письма и бандероли разряда «Судебное», хранятся в отделении почтовой связи 7 календарных дней.
По истечении указанного срока данные почтовые отправления подлежат возврату по обратному адресу. Исчисление срока хранения необходимо производить со следующего дня после поступления почтового отправления в адресное отделение почтовой связи.
Например, суд первой инстанции направил уведомление компании о принятии искового заявления к производству 03.07.2017 г. по адресу регистрации компании заказным письмом с уведомлением. Извещение от суда в адрес ответчика прибыло в отделение почтовой связи 04.07.2017 г. Почта отправила его обратно 11.07.2017 г. с указанием на истечение срока хранения.
Изложенные обстоятельства свидетельствуют о нарушении органом почтовой связи положений Правил№234, Особых условий и Порядка№114, поскольку срок хранения заказного письма с отметкой «Судебное» истек только 12.07.2017 г. (Постановление АС Северо-Западного округа от 16.02.2018 г. №А56-43367/2017).
И в заключение отметим следующее. Из-за нарушений доставки корреспонденции компании пропускают срок на обжалование судебного решения, пропускают судебные заседания и т.п. Кадровые и организационные проблемы Почты России не могут являться поводом для нарушения положения о надлежащем исполнении обязательств (ст.309 ГК РФ).
За неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию услуг почтовой связи либо исполнение их ненадлежащим образом операторы почтовой связи несут ответственность перед пользователями услуг почтовой связи. Ответственность операторов почтовой связи наступает за утрату, порчу (повреждение), недостачу вложений, недоставку или нарушение контрольных сроков пересылки почтовых отправлений, осуществления почтовых переводов денежных средств, иные нарушения установленных требований по оказанию услуг почтовой связи (ст.34 Федерального закона от 17.07.1999 г. №176-ФЗ «О почтовой связи»).
Требования к упаковке
Упаковка должна быть прочной, исключать доступ к содержимому посылки.
Содержимое посылки не должно перемещаться внутри упаковки — для этого свободное пространство в коробке можно заполнить полистиролом, опилками, стружкой, ватой.
Хрупкие предметы нужно пересылать в твердой упаковке.
Жидкости и текучие вещества необходимо пересылать в герметичных емкостях.
Красящие вещества нужно пересылать в герметичных металлических емкостях, их нельзя посылать в полиэтиленовой или тканевой упаковке.
Без дополнительной упаковки можно отправлять товары в фабричной упаковке или цельные небьющиеся предметы без острых выступов.
На упаковке должно быть место для ярлыка размером не менее 10,5 × 14,8 см.
На картонной упаковке не должно быть скотча или следов от него. Повторно использовать коробки Почты России для отправки посылок нельзя.
Тканевая упаковка должна состоять из цельного или из нескольких однородных кусков светлой однотонной материи, сшитых внутренним швом. На тканевой упаковке адрес нужно написать, а не нашить. Перед упаковкой посылку необходимо защитить от намокания (для этого можно использовать полиэтиленовую пленку или другой непромокаемый материал).
Дополнительные способы отправки бандеролей и посылок
Дополнительный вариант отправки товаров – заключение договора с транспортной компанией. Зачастую к услугам ТК прибегают оптовые организации. Товары пересылают в контейнерах наземными, железнодорожными и морскими видами транспорта. Стоимость доставки зависит от действующего тарифа в ТК и параметров груза. Интернет-магазины часто пользуются услугами СДЭК, КИТ, Деловых линий.
Отправка через транспортную компанию часто выгоднее и быстрее. Ускорить процесс продаж можно также с помощью специальных инструментов на сайте интернет-магазина — виджетов. Виджеты Calltouch автоматизируют обработку клиентских заявок и увеличивают конверсию на 30%. Повышайте лояльность клиентов с помощью удобных способов связи: кнопки обратного звонка, мультикнопки с мессенджерами и формы сбора заявок.
Инструкция по отправке включает и определенные значения веса и размеров посылки. Вот какой должен быть вес.
До 50 кг при отправке по России и не более 30 кг при отправке в другие страны.
Также отличаться будут и габариты. По России вы можете отправить такие максимальные габариты: 190*130*350 см.
А при пересылке за границу размер не должен превышать три метра в любом измерении. Длина может быть до полутора метров.
От веса и размеров упаковки зависит, сколько будет стоить такая посылка.
Для отправки стандартных отправлений существуют специальные коробки на почте. Если какие – то предметы не помещаются в коробку, то их нужно обмотать однотонной бумагой.
Узнайте стоимость отправления
Важно помнить о том, что итоговая стоимость пересылки будет напрямую зависеть от размеров посылки, выбранного тарифа, а также отдаленности города получателя, куда она будет пересылаться. На стоимость услуги влияет то, как будет упакован товар.
Для получения информации о приблизительной стоимости отправки посылки достаточно зайти на официальный сайт почтового оператора и выбрать тип отправления, дополнительные услуги, а также указать вес посылки. Не стоит забывать о необходимости указания данных о стоимости оригинальных упаковок от Почты России.
Важно отметить, что рассчитывать на то, что услуги этого почтового оператора обойдутся дешево, не стоит, особенно если отправитель оформляет услугу экспресс-доставки, а также пользуется фирменными упаковками Почты России. За качество, скорость и безопасность придется доплатить.
Как работать с почтой
Способов работы организации с почтой на сегодняшний день всего два:
- или представитель компании идет на почту,
- или почта в лице работника отделения приходит в компанию.
О корпоративном обслуживании мы поговорим ниже, а о походах вашего курьера в почтовое отделение уточним, что необязательно ходить на почту исключительно «по месту прописки». Отправлять письма можно из любого отделения, какое нравится и удобно. Почтовые отделения бывают разной классности, и если в одних все посетители вынуждены стоять в общей очереди в единственное «окошко», то в других представители организаций обслуживаются отдельно от физических лиц.
А вот получение писем необходимо организовать в том почтовом отделении, к которому компания относится по своему юридическому адресу, т.к. именно на него будут отправлять важную корреспонденцию суды и иные госорганы. Часто юридический адрес (зарегистрированный в ЕГРЮЛ) и почтовый (по месту расположения офиса) различаются, и организации удобнее получать корреспонденцию рядом с офисом. Тогда ее забирают по двум адресам (по юридическому реже, по фактическому чаще заодно с отправкой корреспонденции). Хотя бы раз в неделю почтовый ящик по юридическому адресу стоит проверять.
Три формы организации отправки писем:
- работники отправляют письма сами. Этот вариант распространен в небольших компаниях, где система работы с почтой никак не налажена. Если у кого-то появляется потребность отправить письмо, то он едет в почтовое отделение сам. На следующий день квитанция сдается в бухгалтерию, оформляется авансовый отчет, и деньги за отправку письма возвращаются сотруднику. «Плюс» у этого варианта только один: по вопросам отправки канцелярия с почтой не пересекается вообще. А минус следующий: коллеги очень быстро поймут, что под предлогом отправки письма можно уйти по своим делам, а большая очередь в отделении поможет оправдать даже многочасовое отсутствие на работе. В целом такой подход неэффективен;
- в компаниях «постарше» почта поручается одному из секретарей или работников канцелярии, а может быть, и курьеру. Этот работник собирает у себя все отправления организации, учитывает их, оформляет и «оптом» отправляет в установленные дни, как правило, дважды в неделю. Плюс в централизации процесса: есть ответственный работник, есть учет отправлений и точно определенные дни, когда будет отправка. Минус — отправку срочной корреспонденции приходится организовывать специально;
- корпоративное обслуживание «Почтой России» — вариант «для продвинутых». Если компания ежедневно готовит несколько десятков писем, то оформление такого сотрудничества — лучший вариант. С почтой заключается договор, по условиям которого ежедневно (или в установленные дни) приезжает работник почтового отделения, привозит корреспонденцию для получения и забирает для отправки. Ваш сотрудник никуда не ездит, а занимается только учетом и оформлением отправлений. Плюс — экономия времени и…
Получение уведомления о доставке письма
Получать подобные отправления можно только при условии предоставления документа, подтверждающего личность получателя (паспорт или водительское удостоверение), а также при условии заполнения бланка уведомления о вручении заказной корреспонденции.
В этот бланк нужно вписать следующую информацию:
- тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
- адрес получателя, а также ФИО получателя уведомления о факте вручения письма.
С обратной стороны такого бланка нужно указать следующую информацию:
- тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
- адрес и ФИО лица, выступающего в качестве конечного адресата.
Размеры нестандартных габаритных и негабаритных посылок на Почте России
Когда говорят «нестандартная упаковка», подразумевают, что размеры этой почтовой тары превышают параметры стандартных отправлений. Любая из сторон нестандартной тары должна быть не больше одного метра, а сумма трех параметров (высота, длина, ширина) – не больше трех метров. В некоторых случаях можно с помощью почты переслать предмет, длина которого больше метра (но меньше двух), при условии, что длина окружности наибольшего поперечного сечения будет не больше полутора метров. При этом вес такой посылки также не должен превышать двадцати килограмм.
Минимальные размеры нестандартной упаковки составляют 16,5 на 12 на 10 сантиметров.
Посылкой нестандартной считается отправление до 10 кг включительно, в упаковке, сумма длины, ширины и высоты которой, не превышает 120 см, любая из сторон не должна превышать 60 см. Вид почтового отправления «посылка нестандартная» становится видом почтового отправления «нестандартная негабаритная» только в случае, если максимальные габариты и/или максимальный вес превышают указанные выше.