Как заверить копию трудовой книжки работника?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки работника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

Как правильно заверить трудовую книжку

Если работник трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров, где хранится в безопасном месте — сейфе или несгораемом шкафу. Титульный лист документа, а также записи, имеющие принципиальное значение, в обязательном порядке заверяются.

• Новые правила в 2019 году
• Согласно новым требованиям, применяемым с 1 июля 2018 года, на каждой заверенной копии следует указывать, где хранится оригинал трудовой книжки (запись-образец ищите в Системе Кадры).
• Когда заверение трудовой книжки необходимо:

1. При заполнении титульного листа. Оформляя новую трудовую книжку, первым делом заполните титул. Внесите сведения о работнике на основании паспорта, диплома и других предоставленных при трудоустройстве документов. Делать это нужно в присутствии владельца, который должен ознакомиться со всеми внесенными записями под подпись. Затем титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
2. При увольнении работника. После того, как в раздел «Сведения о работе» внесены данные о прекращении трудового договора, отступите одну строку вниз и в графе 3 укажите должность лица, оформившего запись, а также поставьте подпись с расшифровкой и печать организации.
3. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника. Сначала внесите исправления в титульный лист. Зачеркните прежнюю запись, а новую сделайте сбоку в той же строке, если есть место, или выше. Затем на внутренней стороне обложки кратко опишите внесенные изменения, укажите реквизиты документа-основания и заверьте запись печатью организации и подписью с расшифровкой. Как выглядит образец заверения трудовой книжки после того, как сотрудница сменила фамилию, вы узнаете в статье.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2021 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2021.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

1. Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
2. Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
3. Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
4. Отсутствует должность человека, заверившего копию.
5. Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
6. Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
7. Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Обратите внимание на эти распространенные ошибки при выдаче книжки и будьте внимательны при ее заполнении.

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время.

Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия: Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.

Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.

Нюансы получения копии

Существуют некоторые отклонения в получении копии документа для различных должностей и неработающего персонала:

• для руководителя компании, входящей в корпорацию – заверяет отдел по персоналу вышестоящего подразделения, то есть сотрудник главного офиса;
• если женщина находится в декрете – документ оформляется работником отдела кадров или руководителем, то есть все правила аналогичны, как для обычного персонала;
• для пенсионного фонда – копия трудовой делается обязательно всех страниц, ставятся необходимые печати и все листы прошиваются между собой белыми нитками.

Фраза, что сотрудник «Работает по настоящее время» указывается последней странице. Желательно написать и в какой должности. В случае перевода на другую должность необходимо сделать запись в трудовой с указанием Приказа, на основании которого был осуществлён перевод. Как это выглядит можно увидеть на картинке.

На последнее странице дополнительно ставится подпись работника и дата получения документа при условии правильного оформления и согласия. В случае увольнения трудовая книга оказывается на руках у работника, поэтому её копию можно сделать только через нотариуса.

Образец заверительной надписи

Далее показан примерный образец, как работодателю заверить трудовую книжку в 2022 году.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «ГУРУ»
4	25	10	2018	Принята на должность старшего бухгалтера в бухгалтерию	Приказ от 25.10.2018 № 49л
				Верно. Работает по настоящее время.
				Начальник отдела кадров Широкова Е.А. Широкова
				11.02.2022
				Подлинник документа находится в ООО «ГУРУ» в деле № 06/2018 за 2018 г.
				Генеральный директор ООО «ГУРУ» Краснов В.В. Краснов Печать ООО «ГУРУ»

Разумеется, печать ставят при ее наличии.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Внимание! Если работнику необходим документ, то ему на руки можно выдать копию, которая будет заверена по установленным правилам. Делать отметку в нотариальной конторе не требуется.

Копия трудовой книжки — зачем она нужна

Прежде чем перейти к основной теме, необходимо разобраться с терминологией. Итак, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и рабочий стаж работника. Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки. Копия документа — это экземпляр, полностью соответствующий оригиналу, то есть в нем содержится такая же информация, как и в оригинале. Заверенная же копия — это копия, на которой в соответствующем порядке представлены реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.

Во многих организациях требуется предоставить данные из трудовой книжки, например:

• при оформлении кредита в банке;
• для определения алиментов;
• для начисления пособий и социальных льгот;
• для получения заграничного паспорта, визы;
• проверки стража в Пенсионном фонде России;
• в службе занятости населения, когда необходимо будет снять пометку о безработице.

Зачастую для оформления каких-либо документов, необходимо предоставить подтверждение о своем постоянном заработке. Таким документом и будет трудовая книжка. Так как подлинник документа храниться в отделе кадров организации, и его не часто просят предоставить в оригинале, то в организации работник предоставляет копии. Однако эти копии тоже необходимо заверить. Во-первых, это предусмотрено законодательством РФ. В случае несоблюдения правил, может наступить административная ответственность. Во-вторых, организации, куда будет обращаться работник, не примут его документы и не окажут ему необходимую услугу.

Как правильно заверить трудовую книжку

В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время»?

Нередко сотрудникам различных организаций требуется заверенная копия их трудовых книжек. В этом случае работодатель или ответственный сотрудник обязан выдать требуемое в трехдневный срок (ст.

62 ТК РФ). На данный момент существуют правила о том, как заверить трудовую книжку для загранпаспорта.

Образцы заверения актуальны и в других случаях, когда может потребоваться заверение этого документа:

• Для получения кредита в банке.
• Для определения группы инвалидности.
• Для обследования касаемо утраты трудоспособности в результате неблагоприятного влияния рабочих условий на здоровье.
• Для поиска новой работы, дабы исключить потерю трудовой книжки.
• Для обращения в Пенсионный фонд.

Любая ошибка, допущенная при оформлении или заверении трудовой, может привести к тому, что оригинал или копия попросту будут считаться недействительными. Также стоит отличать дубликат и копию данного документа, т.к. между ними существуют различия:

• Дубликат визуально представляет собой аналог трудовой книжки, только на нем указывается, что документ является дубликатом. Он выдается в случае утери или порчи оригинала, а для заполнения используется форма, а не ксерокопия.
• Копия трудовой – это отксерокопированные страницы основного документа. Для создания может использоваться любое подходящее техническое устройство. Действительна только при наличии оригинала, в отличие от дубликата, который выдается как раз в случае его утраты.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь или трудовая находится на руках? Если то, что заверением трудовой для своего работника должен заниматься руководитель или сотрудник отдела кадров, вполне понятно, то здесь у граждан нередко возникают трудности, ведь они не знают, к кому обращаться. В данном случае есть всего один вариант – обратиться к нотариусу. Что для этого нужно:

• Самостоятельно сделать ксерокопии документа и отнести их в нотариальную контору, предоставив вместе с ними также оригинал трудовой и собственный паспорт.
• Когда нотариус ознакомится со всеми документами, он проставит на каждой странице копии книжки свою подпись и печать.
• На последней странице документа нотариус указывает, что копия верна, вписывает контактные данные нотариальной палаты.
• В заверение обратившийся в контору человек на последней странице указывает дату и расписывается после ознакомления с записями, сделанными нотариусом.

Имея на руках заверенную копию трудовой книжки, заверенную работодателем, повышается вероятность одобрения кредита в банке, потому как многие финансовые организации предпочитают требовать данный документ.

Если же в кредитовании было отказано, они не обязаны объяснять причину. В большинстве случаев копия требуется для сторонних клиентов, т.к.

платежеспособность граждан, получающих зарплату на карту определенного банка, его сотрудники могут проверить самостоятельно и без предоставления каких-либо документов.

Похожие записи:

• Как получить налоговый вычет за лечение зубов
• Замена водительских прав при смене фамилии в вопросах и ответах
• Здание стоит на чужой земле. Что учитывать собственнику объекта