Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Реестр документов в «1С»: что означает адресное хранение?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей. Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.
Что следует знать о реестре?
Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром. Тем более, что разница между ними действительно наличествует. Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.
Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.
Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу. Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации. Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа.
Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.
Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи. Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица.
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Реестр в электронном виде
Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Можно ли не отвечать на требование налоговой по льготам
Налоговики запрашивают пояснение практически по всем декларациям с заполненным разделом 7. При этом они ссылаются на п. 6 ст. 88 НК РФ. Но эта статья разрешает истребовать пояснения и документы именно по льготным операциям, а не по всем, которые освобождены от НДС или не признаются объектами налогообложения (ст. 146, 149 НК РФ). При истребовании органы должны опираться на понятие «льготы», закреплённое в п. 1 ст. 56 НК РФ.
Требовать подтверждения права на льготу налоговая может, только если организация на самом деле имеет преимущества перед другими налогоплательщиками. Иными словами, операции облагаются налогом не у всех, а только у компаний из определённых категорий. Например, не облагаются налогом и не являются льготными операции по продаже земли, гарантийному ремонту, распространению рекламных материалов стоимостью до 100 рублей за штуку, получению процентов по займам.
По таким операциям налоговики не вправе запрашивать документы (письма Минфина от 11.02.2019 № 03-07-07/8029 и от 03.12.2014 № 03-07-15/6190, п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014). Привлечь к ответственности и оштрафовать за непредставление пояснений в этом случае нельзя.
Игнорировать требование налоговой мы не рекомендуем. Следует хотя бы направить письмо с отказом в представлении документов или представить пояснение с документом-обоснованием. Например, если вы продаёте необлагаемую медтехнику, таким документом будет регистрационное удостоверение.
Письмо об отказе в представлении документов должно содержать ссылку на статью, в соответствии с которой операцию нельзя признать льготной. Вот пример:
«В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 146 НК РФ операции по реализации земельных участков и долей в них не признаются объектом обложения НДС. Отсутствие таких операций в перечне объектов налогообложения не является налоговой льготой. Правом не начислять НДС с выручки от продажи земельных участков могут пользоваться любые организации без каких-либо ограничений. В связи с этим ООО “Звезда” уведомляет об отказе представить документы, указанные в требовании от 12.04.2021 № 321».
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Зачем нужно составлять опись документов для передачи другой организации
Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам. Среди частым можно выделить три:
- передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
- запрос проверяющих органов;
- передача бумаг контрагентам.
Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг. Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.
Можно классифицировать описи по следующим признакам:
- описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
- описи документов постоянного хранения;
- специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;
- описи личных дел работников.
Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
сертификаты и лицензии;
юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.
Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.
Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
Как составлять опись передаваемых документов в 2020 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
Какие преимущества можно выделить при применении реестра?
Реестр применяют все организации. Такой подход позволяет экономить ощутимое количество временного ресурса, затраченного на то, что бы отыскать необходимый образец документации. Вместе с тем реестр повышает качество труда тех людей, которые по долгу службы занимаются бумагами.
Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр. Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.
Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации. Кроме того, проверки никто не отменял.
Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать. Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.
Что следует знать о реестре?
Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей. Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.
Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром. Тем более, что разница между ними действительно наличествует. Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.
Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.
Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу. Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации. Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа.
Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.
Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи. Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица.