Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить сопроводительное письмо к документам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Правила написания и оформления
Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:
- адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
- обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
- тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
- подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
- данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.
1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.
2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.
3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.
5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».
6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.
8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.
9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.
10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.
11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Как написать сопроводительное письмо к документам образец
Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.
Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
Правила оформления документа
Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация. Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.
Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ. Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.
Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления
- Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
- Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
- Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:
- сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
- текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
- текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.
Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.
Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:
- Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
- Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
- Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
- кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
- определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
- указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
- при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
- довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
Распространенные ошибки
Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.
- Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
- Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз. Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.
- Выход за рамки делового стиля. Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя. Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.
- Общие слова. Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п. Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».
- Орфографические и пунктуационные ошибки. Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.
Входящее сопроводительное письмо
Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения. Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить. В бланк письма внесите следующую информацию:
- список документов из полученного пакета;
- дату и время получения;
- данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
- данные получателя (кто принял пакет с документацией).
Цели и задачи сопровода
Сопровод выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.