Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пока работник пользуется мобильным телефоном аккуратно и укладывается в установленный лимит, вопросов обычно не возникает. Но что делать, если лимит оказался превышен? Как правило, факт недобросовестного использования работником корпоративной сотовой связи выявляется в конце месяца (расчетного периода) после получения работодателем детализированного отчета оператора сотовой связи по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру.
Запрет мобильников на работе
ТК РФ не наделяет работодателя правом устанавливать ограничения на использование работниками мобильных телефонов. В то же самое время работодателю никто и не запрещает устанавливать такие ограничения.
Ограничения на пользование мобильниками могут быть установлены в локальных актах организации. Например, в коллективном договоре или соглашении. Там же может быть установлен и тотальный запрет мобильных устройств на рабочем месте.
Оспорить запрет мобильников не получится. Локальные акты организации могут устанавливать абсолютно любые нормы и правила, прямо не противоречащие ТК РФ. Главное условие здесь – нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с ТК РФ.
ТК РФ использование сотрудниками личных мобильных телефонов никак не регламентирует. Поэтому запрет телефонов не ущемляет права работников и не ухудшает их положение.
А вы пользуетесь личным мобильным телефоном на работе? Или работодатель запрещает?
Как корпоративные телефоны осложнили жизнь работодателям
Недавно директор по персоналу крупной компании получил детализацию счета по служебному телефону сотрудника и обнаружил, что тот потратил на телефонную связь 200 000 руб. в летние месяцы. Номер не заблокировали, так как он был безлимитным, а счета оплачивались постфактум.
Оказалось, сотрудник был на временном удаленном режиме работы и уехал к семье в Крым, там же провел и отпуск. Все это время он пользовался телефоном. Где он находился конкретно, никто в службе персонала не знал, да и за звонками никто не следил. Вернуть средства было бы трудно, тем более что положения о пользовании мобильной связью в компании не было, а работник летом успешно выполнил все поставленные задачи. К счастью, он пошел навстречу и был готов обсудить возмещение затрат.
Перерасход средств на телефонах с корпоративными сим-картами не единственная проблема. Недавно законодатели создали еще одну. С 1 июня этого года сведения обо всех корпоративных телефонных номерах надо вносить в специальный реестр на портале госуслуг. Такие поправки в закон о связи были приняты еще 30.12.2020 федеральным законом № 533. Цели понятны – борьба с серыми и анонимными сим-картами и телефонным мошенничеством.
Однако эта борьба вновь ляжет на плечи работодателей. С начала лета данные по новым сим-картам надо загружать в специальный раздел на сайте госуслуг. Если договор с оператором связи заключен ранее, загрузить данные нужно до конца осени. Иначе с 1 декабря телекоммуникационные компании начнут блокировать номера. Это касается и сим-карт в онлайн-кассах, терминалах оплаты, модемах, шлагбаумах и т. д. Правда, для них сделали отсрочку до 2023 г.
Что это значит на практике? Вот компания приобретает сим-карты для сотрудников: руководителей, менеджеров по работе с клиентами. Чтобы использовать эти карты, данные сначала надо загрузить на портале госуслуг, а оператор связи должен проверить номера и убедиться, что информация есть.
Приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам
Оплата мобильной связи для сотрудников взносами не облагается. Так решил Верховный суд (определение от 30.04.15 № 309-КГ15-1758). Но в некоторых регионах рискованно не начислять страховые взносы.
Отделения ПФР по Москве и Московской области не руководствуются решением ВС РФ, поэтому требуют от компаний платить страховые взносы с расходов на связь сотрудников.
Как сообщили «УНП», в фонде полагают, что решение касается только одного конкретного страхователя, который выиграл спор. Поэтому ревизоры по-прежнему будут доначислять взносы на оплату мобильной связи для сотрудников.
В связи с этим не ясно, как поступать компаниям. Есть два варианта:
Первый — платить взносы. Второй — спорить с фондом. Но тогда надо подготовить весовые аргументы, чтобы они сработали. Для этого, в приказе об оплате мобильной связи безопаснее обосновать, каким работникам и почему компания оплачивает связь (образец приказа смотрите ниже). Например, разъездным сотрудникам она нужна для связи с офисом в поездках.
Также безопаснее, чтобы оператор выставлял счета за услуги самой компании, а она перечисляла деньги напрямую оператору, не выдавая их на руки сотрудникам. Кроме того, стоит лимитировать суммы оплаты разговоров, тогда у фонда будет меньше оснований утверждать, что работники пользуются мобильной связью в личных целях.
С учетом мнения ВС РФ шансы на победу в споре очень хорошие.
Может ли работодатель ограничить разговоры по телефону?
Согласно Конституции РФ и ст. 209 Гражданского кодекса, каждый человек может распоряжаться своим имуществом, не нарушая при этом права и охраняемые законом интересы других лиц. Если в уставе или в правилах внутреннего распорядка компании предусмотрен запрет на использование гаджетов, то работник должен придерживаться этих правил и не нарушать условия трудового договора (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Однако, по словам эксперта, запрет должен быть правомерным.
Руководитель может сделать сотруднику замечание, если он слишком много времени уделяет «нерабочим» разговорам по телефону в рабочее время, но запретить пользоваться мобильной связью без веской причины он не может, даже издав внутренние нормативные акты. «Если мы говорим о каком-то запрете без необходимости соблюдения коммерческой или государственной тайны, то в таком случае подобный запрет будет неправомерным», — говорит Яковлева.
Создание политики сотового телефона компании – это не так просто, как может показаться. Давайте повторим основные правила, которые нужны работодателю.
- Регулярно информируйте собственных сотрудников о правилах использования мобильного телефона компании.
- Если вы нанимаете нового кандидата, убедитесь, что он полностью ознакомлен с политикой компании.
- Вы должны не только информировать персонал, но и проверять, как сотрудники используют телефоны.
- Попросите ваших сотрудников прочитать и подписать документ, который содержит правила об использовании сотового телефона компании. Это нужно сделать прежде, чем передать устройство.
Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов
Для работников некоторых специальностей возможность постоянно находиться «на связи» крайне важна. Согласитесь, сложно себе представить курьера или менеджера по продажам, с которым невозможно связаться по мобильному телефону — отсутствие у них связи вполне может обернуться упущенным заказом. Понимая это, многие работодатели оплачивают мобильную связь своим сотрудникам. Сегодня мы поговорим о том, как правильно оформить оплату таких телефонных переговоров.
Обеспечить сотрудника мобильной связью можно несколькими способами. Например, можно выдать ему корпоративную «трубку», то есть аппарат, уже подключенный к сети. Можно обеспечить сотрудника только СИМ-картой, которую ему придется поместить в собственный телефонный аппарат. А можно и вовсе договориться, что сотрудник пользуется своей «трубкой», и своей «симкой», а работодатель возмещает ему стоимость переговоров. Очевидно, что у каждого из этих вариантов свои особенности налогообложения. Но сегодня мы остановимся на общем для всех этих способах моменте — оформлении внутренних документов, позволяющих учесть расходы по оплате переговоров сотрудников, а об особенностях налогообложения каждого из вариантов организации связи поговорим в следующей статье.
Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно. Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).
Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.
Решение вопросов, связанных с работой
Флин говорит, что для того, чтобы телефонные звонки не влияли на производительность, необходимо четко объяснить, когда они могут быть сделаны. Возможно, во время обеденного перерыва? А также уточните, насколько длительными могут быть телефонные беседы?
«Не достаточно просто сказать, что работники могут совершить ограниченное количество звонков», говорит она. «Используйте язык, который не является открытым для индивидуальной интерпретации».
Тем не менее, не забудьте включить в политику положения об экстренных телефонных звонках, потому что мы берем с собой телефоны для того, чтобы оставаться на связи с теми, о ком заботимся. Вы можете проинструктировать своих сотрудников, чтобы они поставили в известность вас или своего руководителя о беременности жены или наличии болеющего члена семьи.
Кроме того, вы также можете интегрировать элементы политик в отношении социальных медиа. Большинство современных телефонов имеют тот же набор функций, что и компьютер или ноутбук. Если вы уже установили лимит на посещение персональных страниц в соцсетях, тогда это правило должно распространяться и на мобильные телефоны.
Безопасность, обязательства и правовые вопросы
1. Использование видеокамеры. Большинство мобильных устройств оснащены камерами, и ваша политика должна четко ограничивать, когда и где ее можно использовать. Например, подумайте о том, чтобы запретить сотрудникам брать с собой телефон в туалет. Хаймен вспоминает свою клиентку, которая подала в суд на работодателя за то, что он сфотографировал ее в «комнате отдыха».
Так же необходимо защитить себя от распространения конфиденциальной информации. Для этого вам необходимо запретить пользоваться телефонами в отделе исследований и развития, а также во время работы с документами и финансами.
2. Публичные беседы. Если вы не хотите, чтобы конфиденциальная информация стала достоянием общественности, тогда следите за деловыми разговорами, которые не должны происходить в лифте или в аэропорту.
3. Разговоры и передача сообщений за рулем. Во многих штатах действуют строгие законы, которые запрещают использование ручных мобильных устройств во время управления транспортным средством. Даже если в вашем штате они не действуют, ваша корпоративная политика должна полностью запретить водителям пользоваться мобильными телефонами в рабочее время (особенно, если автомобиль является собственностью компании). В случае аварии, пострадавшая сторона, скорее всего, подаст в суд на компанию, а на ее работника, объясняет Хаймен. «На месте работодателя я бы сказал: «Нет, вы не может это делать, пока вы работаете», говорит он. Это также должно применяться и к эксплуатации тяжелой техники.
4. Преследование/домогательства. Не забудьте включить основные принципы из вашей политики, касающейся преследований/домогательств на рабочем месте. Скажите своим сотрудникам о том, что они должны немедленно информировать вас, если они замечают любые виды незаконных действий в отношении себя.
Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь
Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.
Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:
– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);
– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.
Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:
документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);
документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Приказ о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте. Образец и бланк 2020 года
> > Обновление: 17 мая 2020 г.Образец приказа о перемещении работникаРуководитель предприятия вправе делать кадровые перестановки самостоятельно под свою ответственность, если они улучшают эффективность работы организации.
Для перемещения работника всегда есть экономические или производственные причины.Перемещение – это изменение места работы у одного работодателя без изменения должности, трудовой функции и условий, предусмотренных трудовым договором. Например, кассир, работающий в одном операционном офисе банка, перемещается в операционный офис того же банка в том же городе. При перемещении кассира не изменяются его должность, трудовые обязанности и условия, предусмотренные трудовым договором.Очень часто перемещение работника путают с переводом.
Это не случайно, так как и перемещению, и переводу посвящена ст.
72.1 ТК РФ. В чем же основные отличия перемещения от перевода?
Запрет использования мобильника
.Директор полоцкого завода Стекловолокно запретил работникам пользоваться мобилой «не в служебных целях». Начальников цехов обязали контролировать рабочих, когда они будут звонить по личным вопросам. Директору по идеологии поручено разъяснить работникам обязанность
«о запрете использования личных мобильных телефонов»
.
Рекомендуем прочесть: Как написать заявление о выдаче постановления об отмене исполнительного
Сообщает сайт СПБ. Запрет установлен с 19 ноября приказом №832 директора «Полоцк-Стекповолокно» Андрея Бунакова «О запрете использования личных мобильных телефонов, планшетов не в служебных целях». Директор обосновывает свой приказ первым абзацем статьи 132 Трудового кодекса Республики Беларусь, которым, работники обязываются всё своё рабочее время выполнять только свои рабочие обязанности.
Однако, директор сознательно не дочитывает этот абзац статьи 132 до конца. А через запятую там написано, «а наниматель должен создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени». Если нанимателем не созданы условия для работы: нет объема работы или не обеспечена безопасность труда, то какая разница, чем занимается рабочий – просто сидит или звонит по телефону.
Трудная задача поставлена перед идеологом, ответить на все возникшие вопросы рабочих: теперь на любой звонок мобильника с незнакомого номера отвечать НЕЛЬЗЯ, или как?
Более половины работников предприятия женщины: могут ли они теперь в вечернюю смену позвонить своим детям, чтобы не беспокоиться за них? Законность данного приказа вызывает сомнения Статья 53 Трудового кодекса про «Обязанности работников» не дает прямого запрета на пользование телефонами во время работы.