Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с документами при ликвидации организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.
Шаг 4. Подготовка актов на уничтожение документов
В связи с тем, что сотрудники Россвязи очень добросовестно выполняли свои обязанности в процессе всех лет работы, подготовка актов на уничтожение документов за 2014–2015 гг. временного срока хранения заняла меньше 2 недель.
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно, процесс подготовки дел к уничтожению занимает время. Сначала необходимо провести экспертизу ценности (ЭЦ). В процессе экспертизы срок хранения, конечно, определяющий, но не единственный критерий отбора. При проведении ЭЦ были выделены документы с истекшим сроком хранения, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. Экспертная комиссия (ЭК) состояла:
- из представителей всех структурных подразделений и
- представителя государственного архива.
ЭК провела серьезную работу. Проработали номенклатуры дел за 2014–2015 гг., провели совещания по вопросам продления сроков хранения и приняли решение о выделении дел к уничтожению.
Совет: собрать сразу в 1 день все бумаги нет возможности, поэтому:
- составьте график приема дел по структурным подразделениям (Пример 4);
- определите место сбора;
- распорядитесь, в каком виде необходимо сдать документы (вытащить документы из папок, убрать скрепки, перевязать шпагатом и т.д.).
Как составить номенклатуру дел
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.
Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?
Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:
- документы должны быть должным образом оформлены и предоставлены в полном объеме (комплекте);
- должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы должны быть сформированы в дела, пронумерованы, описаны и переплетены в архивный переплет;
- подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
- проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки.
На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка государственного архивариуса об ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО
Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?
Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон «Об акционерных обществах» содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).
Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив — постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Что делать с документацией?
Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.
Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.
А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.
Почему документы нельзя утилизировать
Ликвидация компании не предполагает уничтожения документации – бумаги могут периодически запрашиваться различными госорганами: судами, пенсионным фондом и даже частными лицами (например, бывшими работниками предприятия).
Если у ООО не было договора с госархивом, то на хранение в это учреждение попадет только кадровое делопроизводство: трудовые книжки, личные карточки и прочие.
Место хранения других документов определяет ликвидатор или конкурсный управляющий (если ООО закрывается из-за банкротства).
Получается, что вся бухгалтерская и налоговая документация должна храниться у ликвидатора (конкурсного управляющего) или того лица, которым он назначит ответственным за это в течение установленного времени.
Что будет, если документы уничтожены пожаром или украдены
Не нужно думать, что если произошел форс–мажор, то он все спишет – это не так. Ответственность за ненадлежащее хранение все равно сохраняется.
Чтобы избежать этого, нужно:
- получить справку о происшествии;
- предпринять действия, направленные на восстановление утраченных документов;
- найти (постараться найти) доказательства о том, что происшествие случилось по независящим обстоятельствам (например, съемка камер наружного наблюдения, где будет видно, как люди пытались самостоятельно потушить пожар, или обращения в правоохранительные органы с заявлением о взломе и прочее).
Где хранятся документы после ликвидации ООО
Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:
- В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
- В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.
Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:
- Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
- Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.
Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:
- обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
- упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
- проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.
При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.
Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив
Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:
- Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
- Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
- Нумерация папок дел.
- Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
- Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.
После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.
Где хранятся документы после ликвидации фирмы?
Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?
Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:
- В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).
В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.
- В архив муниципалитета или государственный архив.
В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.
Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:
- При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
- При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.
К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:
- обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
- упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
- проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.
Где хранятся документы после ликвидации организации?
Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.
Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.
Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.
Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.
Когда можно уничтожить штампы
Спешить с избавлением от фирменной символики общества не стоит. Оттиски могут потребоваться при утверждении итоговой отчетности, расчетах с кредиторами, оформлении записей в трудовых книжках.
Перед изданием соответствующего распоряжения ликвидатору необходимо убедиться, что вся документация оформлена надлежащим образом и передана на постоянное хранение в архив.
Кроме того, целесообразно убедиться в принятии налоговой инспекцией заявления об окончании деятельности.
Важно! С 2015 года использование фирменных штампов перестало входить в обязанности юридических лиц. Если до вступления новых норм в силу ООО имело и активно использовало круглую печать, отказываться от нее не требовали. Для вновь создаваемых объединений были созданы особые правила.
Оставлять оттиски штампов по умолчанию сейчас нельзя. Информация о наличии у юридического лица печати должна быть прописана в уставе. Это касается и компаний, зарегистрированных до нововведения.
Если в учредительном документе отсутствовали упоминания, их следовало внести и зарегистрировать в ЕГРЮЛ.
Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО
Главная/Статьи/Ликвидация/Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО
Ваши вопросы по теме: 0
В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время.
За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.
Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.
Где хранятся документы ликвидированного предприятия
Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.
Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе.
Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все. Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий.
Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.