Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основания для выдачи дубликата больничного листа и нюансы его оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было сказано ранее, лист нетрудоспособности (он же больничный лист) – официальный документ, свидетельствующий о наличии временных ограничений по здоровью, не позволяющих осуществлять деятельность по договору с работодателем.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Ошибки при заполнении больничного
ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.
- Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
- Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
- Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.
Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.
К таким ошибкам можно отнести:
- Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
- Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
- Неверно проведенные расчеты пособия.
Выдача дубликата больничного
Главное требование, предъявляемое к выдающим листки организациям – получение лицензии на соответствующую деятельность, а также на проведение экспертиз временной нетрудоспособности. При этом вводится ограничение для станций переливания крови, скорой помощи, приемных отделений, грязелечебниц, надзорных организаций. Должностными лицами, наделенными правом выдачи рассматриваемого документа являются:
- Лечащий врач (как больницы, так и клиники научно-исследовательского учреждения).
- Фельдшер.
- Зубной врач.
Гражданину придется предъявить удостоверяющий личность документ. Именно в соответствии с ним заполняется листок нетрудоспособности.
Порядок разрешения вопроса о наличии оснований для освобождения от работы описан законодателем следующим образом:
- Проведение осмотра поступившего.
- Внесение информации о диагнозе в личную медицинскую карту человека.
- Регистрация бланка листка нетрудоспособности в специальных книгах.
- Заполнение бланка больничного листа.
- Выдача по желанию человека в день обращения или при закрытии документа (простановке последней даты).
Потеря работником или работодателем
Никто не застрахован от всякого рода случайностей, и полученный в медицинском учреждении документ может быть утерян любой из сторон трудовых отношений. Если это случится до того, как листок будет принесен работодателю (то есть по вине сотрудника), то закон предусматривает обязательную выдачу дубликата больничного листа. Для этого сам гражданин должен написать обращение (запрос) в соответствующую больницу или поликлинику на имя главного врача с просьбой выдать копию, сопровождаемый указанием на причину отсутствия первого экземпляра и максимально полными сведениями о его реквизитах (лучший вариант – наличие фото). Это поможет установить фактические обстоятельства утраты и сведения, подлежащие внесению в новый документ.
Если вина лежит на администрации организации (работнике кадровой службы, самом директоре или еще ком-то), то выдавший больничный лист субъект не обязан удовлетворять заявление о выдаче взамен нового документа, оставляя за собой право выбора. Кроме того, в этом случае заставить наемного сотрудника проходить процедуру нельзя, об этом можно лишь попросить.
Важно знать! Правовым последствием потери листа нетрудоспособности станет отказ Фонда социального страхования (далее по тексту – ФСС) компенсировать организации те денежные суммы, которые она выплачивает гражданину. При этом у последнего право на получение выплат не прекращается.
Работа с электронной формой больничного листа
Цель использования электронного документа о болезни гражданина та же: подтвердить работодателю состояние здоровья работника с целью компенсации недополученного заработка. Разница лишь в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронной базе данных с первого дня визита пациента в клинику.
После закрытия больничного листа информация по каналам связи передается в ФСС и на рабочее место пациента. Положительным моментом нововведений является то, что о безопасности не нужно беспокоиться. Сам сотрудник не станет тратить время на получение бумажной копии, и вероятность случайной потери или повреждения больничного листа исключена. Бюллетень, составленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе данных, не может быть утерян. К электронной версии имеют доступ лечащий врач, отдел ФСС и бухгалтерия работодателя.
Плюсы для работодателя: нет необходимости вести реальный архив и долго хранить бумажные копии, исключена возможность случайной или умышленной утраты (порчи) документа.
Утрата больничного листа работодателем
Если больничный лист утрачивает работодатель, то на предприятии может быть созвана комиссия, которая выясняет причины потери документа. Если документ утерян вследствие чрезвычайных ситуаций, то организация работодателя вправе обратиться с заявлением в лечебное учреждение и получить документ повторно. Для этого понадобится представить справку о форс-мажорных обстоятельствах. В документе указывается дата и время чрезвычайной ситуации, период ее длительности. Справка должна быть заверена уполномоченным специалистом работодателя. На ее основании медицинская организация принимает решение о выдаче дубликата больничного листа.
Возможны ситуации, когда больничный лист утрачен по вине одного из сотрудников работодателя. Это могут быть халатные действия, которые повлекли к утере бланка, намеренное хищение документов. Тогда работодатель обязан полностью выплатить пособие сотруднику, а предоставленные суммы взыскиваются в регрессном порядке с провинившегося сотрудника. Деньги взыскиваются в штрафном или судебном порядке.
Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности
Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.
В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:
- Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
- Первичный документ утерян по вине работника;
- Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.
Оформление дубликата бюллетеня
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
- пропаже или краже оригинала;
- допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д. ), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
- правках в документе;
- неверно заполненном бюллетене;
- повреждении работником.
Выдача электронного больничного
Закон о выдаче электронных бюллетеней действует с июля прошлого года. На май 2018-ого в стране выдали уже более миллиона электронных листов, подтверждающих нетрудоспособность. Лидируют в этой области в основном регионы европейской части России — Белгородская, Липецкая области, Мордовия и Чечня, а также зауральский Кузбасс. Полностью на электронные больничные перешли в Ненецком автономном округе. Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу. Какой документ получать – электронный или распечатанный – решает сам пациент, но стоит отметить, что не все медицинские организации работают с электронной системой выдачи больничных.
Не существует унифицированной общеобязательной формы для составления заявления на дубликат больничного листа. В каждой отдельно взятой медицинской организации могут использоваться свои уникальные бланки, однако ничего не мешает заявителю написать документ в свободной форме. Имеет смысл уточнить в регистратуре вопрос о наличии определённых шаблонов. Если их не оказалось, придётся использовать чистый лист бумаги формата А4.
Допускается исполнить текст заявления как от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде на компьютере. Юридическая значимость документа не зависит от способа изложения. Самый важный элемент – это автограф заявителя с расшифровкой. Без него процедура не получит своего закономерного развития. Именно поэтому нельзя отправить файл на электронную почту медицинской организации. Заявление в любом случае придётся передать лично.
Граждане РФ должны понимать, что больничный лист является очень важным документом, поэтому необходимо с особой внимательностью относиться к тем сведениям, которые вы сообщаете медицинским сотрудникам, чтобы они не допустили никакой ошибки.
Также нужно аккуратно обращаться с самим бланком, чтобы не испортить его до того момента, как вы передадите его работодателю.
Хотя законодательство Российской Федерации допускает выдачу дубликатов больничных листов, но все же существуют ситуации, когда сделать это невозможно, так как медицинское учреждение может отказать в данной услуге.
Это часто происходит тогда, когда организация потеряла документ по вине сотрудника, ответственного за хранение важных бумаг, так как в этом случае выплата пособия компенсируется именно виновным гражданином.
Также лечебное учреждение не выдаст дубликат гражданину без справки с места работы, подтверждающей тот факт, что они не получали больничный лист.
Можно ли уволить работника во время больничного? Смотрите тут.
Берется ли подоходный налог с больничного листа? Подробности в этой статье.
Образец заявления на выдачу листка нетрудоспособности
Заявление пишется в произвольной форме. Указывается причина выдачи дубликата, если это не утеря документа, обязательно сдается оригинал испорченного бланка. Раньше при обращении гражданином за дубликатом, медицинская организация требовала предъявить справку от работодателя о том, что пособие не было выплачено.
Сейчас процедуру упростили, но прямого запрета на запрос справки нет.
При утере больничного работодателем, в связи с форс-мажорными обстоятельствами, заявление пишется на фирменном бланке компании, в котором должны содержаться реквизиты предприятия. Документ составляется в свободной форме на имя главного врача медицинского учреждения, которое выдало больничный.
Образец заполнения заявления на выдачу листка нетрудоспособности поможет правильно заполнить форму, которая позволит получить копию больничного.
Что это означает и зачем нужен документ?
Согласно закону ФЗ №255 (о выплате больничных), компенсацию по перенесённому заболеванию можно получить на основании предоставленного листка нетрудоспособности. Денежная компенсация будет начислена после выздоровления вместе с заработной платой. Лист нетрудоспособности трудящийся может предоставить в отдел начислений в течение шести месяцев со дня фактического выздоровления.
Ошибки в больничных листах недопустимы. Этот момент разъяснён в Приказе №624н. Наличие ошибок является основанием для оформления и выдачи дубликата листка временной нетрудоспособности.
По запросу трудящегося или сотрудника компании в медицинском учреждении производится выдача дубликата больничного листа. Изготавливают дубликат на таком же бланке.
Главным отличием оригинала от дубликата является отметка в форме галочки на первой стороне документа.
Допускается проставление трёх меток:
- Надпись «Дубликат».
- «Первичный больничный».
- «Продолжение больничного листа».
Каждая отметка ставится в соответствующем месте. В дубликате не отражаются данные о периоде обращения к доктору, а срок нетрудоспособности указывается в одной строке. Дату выдачи дубликата ставят фактическую, а не день, когда был выдан оригинал.
Дубликат больничного листа при утере работодателем
Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:
- халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
- форс-мажорные обстоятельства.
Внимание
В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.
Кроме того, после выяснения всех обстоятельств при участии представителей специальных служб должен быть составлен акт или справка , подтверждающая произошедшее:
- если был пожар, должна быт справка от службы пожарной безопасности;
- если стихийное бедствие – письменное уведомление от МЧС;
- если аварийное затопление архивов – соответствующий акт от коммунальных служб;
- если имела место кража, тогда необходима справка от органов внутренних дел.
Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.
Так как больничный лист относится к категории первичной документации, он обязан храниться на рабочем месте на протяжении 5 лет. Его утеря сотрудником организации признается грубым нарушением законодательства РФ. И в таком случае компания, потерявшая документ, выплачивает ранее временно нетрудоспособному работнику пособие, причитавшееся тому по утерянному документу.
Запросить дубликат документа в описываемом случае фирма не сможет, медицинское учреждение откажет в его выдаче по причине недостаточных оснований. А это означает, что органы ФСС не обязаны компенсировать и возмещать компании затраты на пособие по временной нетрудоспособности.