Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В поисках ценного сотрудника: как составить профиль должности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Плохо, если вы потратили время на подбор, затем на обучение, выбились из сил помогая менеджеру во время его продаж, но он так и не показал ожидаемого результата. Спустя 1−2 месяца вы его увольняете и запускаете новый подбор.
Профиль должности и рекрутинг
Как часто мы с вами слышим разговоры о том, что всем свойственно ошибаться, особенно подбирая персонал на открытые вакансии.
Мы не будем анализировать подробно причины ошибок, поскольку эта тема достойна отдельной статьи.
Но одной из основных ошибок является не только и не столько отсутствие у менеджеров по подбору персонала «чутья», или шестого чувства. Подбирая сотрудников, безусловно, не нужно умалять значения интуиции. Но наличия способности предвидеть или вовремя увидеть что-то в кандидате недостаточно для правильного выбора.
Нужно понимание должности, ее функционала, условий, в которых он реализовывается, осознание тех эталонов, которым должны соответствовать кандидаты, и в какой степени это соответствие требуется, ибо идеальных кандидатов не бывает. Требуется достаточно большое количество дополнительной информации, которой должен владеть рекрутер, прежде чем он будет готов поместить анонс вакансии в Интернете или печатных СМИ.
Укажите основные сведения и должностные обязанности
Необходимо указать основные сведения о должности: рамки заработной платы, с кем нужно будет взаимодействовать, перед кем работник будет отчитываться, и кто будет находиться у него в подчинении.
Следует перечислить требования к работнику — например, у менеджера по продажам должен быть как минимум диплом о среднем образовании, опыт работы в розничной сфере не менее 2 лет и навыки работы с кассовыми системами.
Подготовье список основных должностных обязанностей, начав с самых важных из них. Каждый пункт должен быть сформулирован с использованием настоящего времени, например, «разрешает жалобы покупателей касательно качества товаров и обслуживания».
Разработка профиля должности: особенности
Профиль бывает ситуативный и методический.
Ситуативный используется, когда срочно требуется разработать профиль. Например, компания расширяется и открывает собственный отдел продаж. Открыть его нужно уже вот-вот, поэтому срочно разрабатывают документ и ищут кандидатов в отдел. Такой документ получается неполным и в дальнейшем требует доработки.
Методический – это комплексный подход к разработке: когда руководители компании заранее продумывают свою стратегию развития и на основе этого понимают, какие специалисты нужны организации.
Обратите внимание! Для разработки следует привлекать целую рабочую группу из HR-менеджера, руководителя отдела персонала и даже рядовых работников.
Для разработки профиля должности специалисты проходят следующие этапы:
- Анализ корпоративной культуры организации. Например, в большинстве компаний одни из главных ценностей – это надежность и порядочность. То есть все сотрудники организации должны быть верны слову, дорожить деловой репутацией фирмы, уважать друг друга. При разработке корпоративной культуры нужно отталкиваться от миссии и стратегии развития организации.
- Анализ обязанностей сотрудников всех должностей. Один HR-менеджер здесь не справится, необходимо подключать руководителей подразделений, чтобы они рассказали о специфике своей работы. Тогда менеджер сможет составить список знаний и умений, которые нужны для эффективного выполнения работы.
- Разработка модели главных профессиональных и личных компетенций кандидатов. Тут два пути: опираться на чужой опыт или разработать собственную модель. Для второго варианта нужно отобрать несколько работников с высокими, средними и низкими показателями работы. Далее провести с ними интервью, возможно – понаблюдать за работой, выявить их показатели поведения. Они и есть компетенция. Показатели можно распределить на категории «важно», «желательно».
- Составление биографических требований (пол, возраст, образование, стаж).
- Оформление профиля должности и его согласование.
Может показаться, что это слишком затратное мероприятие. Однако его нужно провести: оно будет приносить плоды в виде продуктивных кадров еще многие годы. Со временем, конечно, придется вносить небольшие корректировки в документ.
Внедрение профилей должностей
Для работы HR-отдела, профиль должности играет такую же роль, как наличие прайса, презентации и шаблона коммерческого предложения для отдела продаж. Соответственно, если в вашей компании профилей должности ещё нет, их стоит разработать. Иначе HR-отдел и сама компания будут постепенно накапливать определённые проблемы.
Кто должен разрабатывать профиль должности? Профиль должности может разработать либо HR-отдел, либо внешний провайдер – компания, имеющая экспертизу в сфере HR. Признаком такой экспертизы являются успешные проекты в сфере оценки и обучения персонала, разработки модели ключевых компетенций и опыт стратегических сессий. Ключевым фактором успешной разработки и внедрения профилей должности является участие высшего, среднего и линейного менеджмента в процессе разработки.
Шкала оценки компетенции
| Важность | Уровень | Характеристика |
| Начальный | Сотрудник не обладает необходимыми знаниями | |
| Минимальный | Уровень компетенции ниже требуемого | |
| Средний | Уровень профессиональных компетенции соответствуют ожидаемым. Сотрудник в силах решать стандартные задачи | |
| Профессионал | Компетенции сотрудника выше нормы. Сотрудник уверенно владеет навыками, способен решать нестандартные ситуации, помогает коллегам в трудовой деятельности |
Для того чтобы разработать профиль должности нужно:
- Сделать анализ корпоративной культуры компании. Здесь важно учесть, на каком этапе развития сейчас предприятие, какая у него миссия, какие особенности корпоративной культуры возникают для реализации этой миссии. При таком анализе следует вовлечь и топ руководство для согласования всех тонкостей и моментов.
- Проанализировать, если нужно разработать и структурировать функциональные обязанности и особенные моменты деятельности сотрудника на этой должности.
- Разработать модели ключевых профессиональных и личных компетенций.
- Биографические требования (пол, возраст, образование, опыт работы)
- Оформление профиля должности и его согласование.
Пример профиля специалиста
Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.
| Должность | Инженер по технической безопасности |
| Подразделение | Технологический отдел |
| Миссия компании | Инновационность – сотрудники стремятся становиться лучше и развивать компанию |
| Руководитель | Главный инженер |
| Подчиненный персонал | Нет |
| С кем взаимодействует | Работники производственного и технологического отдела |
| Обязанности | Контролировать соблюдение норм производства.Оценивать состояние оборудования и здания.Предотвращать появление аварийных ситуаций.Проводить инструктажи.Составлять отчеты. |
| Умения и знания | Должен знать:стандарты техники безопасности;особенности эксплуатации оборудования;нормативные правовые акты, методические материалы по технике безопасности;основные процессы производства.Должен уметь:анализировать состояние работников для уравнивания условий их деятельности на всех этапах производства;оценивать соответствие количества работников уровню нагрузки;оказывать первую медицинскую помощь. |
| Ожидания | Снижение уровня несчастных случаев на производстве на 40%.Увеличение производительности труда работников производства на 10% |
| Личные качества | Объективность и беспристрастность.Способность устанавливать и поддерживать конструктивные отношения с коллективом.Умение связно изъясняться в письменной и в устной форме. |
| Требования к образованию | Профессиональное техническое образование (среднее или высшее) |
| Требования к опыту | Четырехлетний опыт работы на производстве в качестве квалифицированного работника или два года на аналогичной должности |
Составление профиля должности бывает двух видов.
- Первый — ситуативный. Это формирование профиля должности по потребности. Как правило, это происходит из-за ограничения во времени. Конечный результат будет напоминать его конспект и, в последствии, потребует значительных доработок.
- Второй способ — это методический. В этом случае к формированию профиля должности подходят объективно и комплексно. Во время этого процесса описывают подробно следующие аспекты: место должности в структуре компании, под какие бизнес-процессы она была создана, функции, которые выполняются сотрудником на этой должности, за что именно он отвечает, набор профессиональных и личностных компетенций, биографические данные. Именно таким способом разработанный профиль должности будет выполнять все ранее перечисленные функции. Для его создания понадобиться рабочая группа, в состав которой войдут менеджер по персоналу, руководитель отдела персонала и руководитель подразделения (в подчинении которого находится специалист, занимающий данную должность). Кроме этого для объективной оценки профессиональных компетенций к созданию профиля следует привлечь сотрудников, которые на высоком уровне справляются с поставленными перед ними заданиями и тех, кто выполняет их на среднем уровне.
Пример профиля специалиста
Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.
| Должность | Инженер по технической безопасности |
| Подразделение | Технологический отдел |
| Миссия компании | Инновационность – сотрудники стремятся становиться лучше и развивать компанию |
| Руководитель | Главный инженер |
| Подчиненный персонал | Нет |
| С кем взаимодействует | Работники производственного и технологического отдела |
| Обязанности | Контролировать соблюдение норм производства.Оценивать состояние оборудования и здания.Предотвращать появление аварийных ситуаций.Проводить инструктажи.Составлять отчеты. |
| Умения и знания | Должен знать:стандарты техники безопасности;особенности эксплуатации оборудования;нормативные правовые акты, методические материалы по технике безопасности;основные процессы производства.Должен уметь:анализировать состояние работников для уравнивания условий их деятельности на всех этапах производства;оценивать соответствие количества работников уровню нагрузки;оказывать первую медицинскую помощь. |
| Ожидания | Снижение уровня несчастных случаев на производстве на 40%.Увеличение производительности труда работников производства на 10% |
| Личные качества | Объективность и беспристрастность.Способность устанавливать и поддерживать конструктивные отношения с коллективом.Умение связно изъясняться в письменной и в устной форме. |
| Требования к образованию | Профессиональное техническое образование (среднее или высшее) |
| Требования к опыту | Четырехлетний опыт работы на производстве в качестве квалифицированного работника или два года на аналогичной должности |
Этот любопытный рекрутер
Создание портрета кандидата – совместное творчество рекрутера и работодателя. Поэтому постарайтесь не отмахиваться от вопросов своего агента по подбору – лучше подготовьте всю необходимую информацию заранее. А он может спросить следующее:
- Общая информация об организации:
- История компании, основные вехи развития, главные сведения о продуктах-услугах.
- Место компании на рынке, стабильность, прогнозы развития.
- Количество сотрудников, уровень «текучки» персонала и их причины.
- Описание корпоративной культуры, дресс-код, специфические требования к персоналу.
- Состояние офиса, оснащенность техникой, оборудование рабочих мест, наличие зон отдыха для сотрудников, организация питания — кафе/столовая/кухня.
- Подробный разбор вакансии:
- Причины появления вакантного места:
а) должность только вводится;
б) должность существовала ранее, но сотрудник был уволен/уволился. - Причины увольнения предыдущего сотрудника. Его главные положительные и отрицательные качества.
- Важность самой вакансии для деятельности компании.
- Должностные обязанности и зоны ответственности будущего сотрудника, а также перечень его личностных качеств.
- Предъявляемые требования к работнику и уровень его компетенций.
- Иерархия: кому подчиняется сотрудник на данной должности, и кто находится у него в подчинении.
- Зарплата, компенсационный пакет, особые условия (например, выделение служебного телефона, водителя с машиной и т.п.).
- Причины появления вакантного места:
Стоит отметить, что для успешного подбора кадров важно, чтобы на предприятии был составлен профиль должности. Пример унифицированного документа привести достаточно сложно, так как данный вопрос не регламентируется законодательством, а остается на усмотрение руководителей предприятия.
Профиль является одним из основных инструментов, который используется при отборе кандидатов на замещение той или иной вакантной должности. Кроме того, в соответствии с этим документом может проводиться периодическая аттестация персонала или же проверка по итогам В зависимости от результатов исследования, могут быть выявлены направления по повышению уровня квалификации.
При составлении профиля может быть использован один из двух подходов. Ситуативный имеет место тогда, когда необходимо в срочном порядке закрыть свободную вакансию. В данном случае описание должности может быть составлено весьма приблизительно с указанием лишь основных характеристик. Если же говорить о методическом подходе, то разрабатывается основательный подробный документ, который постоянно используется в практике подбора персонала.
Типовой процесс разработки профиля должности подразумевает прохождение нескольких последовательных этапов. Для начала изучаются особенности профессии, а также требования к ней, выдвигаемые нормативно-правовыми актами. Также необходимо сформировать группу компетентных специалистов, которые будут принимать участие в составлении документов. Профиль составляется с учетом организационной структуры предприятия, а потому она также должна быть тщательно изучена. Основная часть документа — это описание должностных обязанностей потенциального сотрудника, а также требования к компетенциям. Также стоит уделить внимание личным качествам (коммуникабельность, стрессоустойчивость и так далее).
Профиль должности – это документ, содержащий требования профессиональным компетенциям для эффективного выполнения должностных обязанностей.
Чтобы составить профиль должности привлекайте начальника того сотрудника, для которого разрабатывается профиль. Профиль должности можно применять не только для подбора персонала, но и аттестации, обучения, промежуточной оценки.
Рассмотрим этапы разработки профиля должности:
- Укажите место должности в организационной структуре компании. Определите, кому подчиняется сотрудник, и кто ему подчиняется
- Укажите цель должности
- Опишите обязанности сотрудника, занимаемого конкретную должность
- Определите набор компетенции необходимые для выполнения профессиональных обязанностей
В конечном результате у вас должен получиться вот такой профиль должности:
|
Должность |
Менеджер по подбору персонала |
|
Подразделение |
Отдел подбора персонала |
|
Миссия компании |
Быть рядом с клиентом, помочь с помощью того, что умеем делать |
|
Непосредственный руководитель |
Руководитель отдела подбора персонала |
|
Подчиненные |
|
|
С кем взаимодействует |
Линейные руководители всех подразделений |
|
Обязанности |
Поиск и подбор специалистов всех подразделений компании Формирования кадрового резерва согласно потребности компании Анализ рынка труда на предмет уровня заработных плат Поиск дефицитных кандидатов методом прямого поиска Формирование бренда компании Разработка программы адаптации новых сотрудников Контроль прохождения испытательного срока |
|
Профессиональные умения/знания |
Что должен знать: Основы процесса поиска и подбора персонала для менеджеров среднего звена и линейных руководителей Основы проведения переговоров на уровне руководителей Правила формирования заработной платы на предприятии Технология прямого поиска кандидатов Что должен уметь: Пути поиска кандидатов Отбирать на начальном этапе кандидатов, которые максимально соответствуют профилю должности и требованиям Работать в условиях цейтнота Работать с большими объемами информации Находить альтернативные пути поиска пассивных кандидатов Вести переговоры на уровне топ менеджеров относительно предложений по трудоустройству Анализировать состояние рынка на основе вводных данных Оценивать сотрудников на предмет прохождения испытательного срока Выявлять факторы, влияющие на процесс прохождения испытательного срока Минимально снижать риск на этапе адаптации нового сотрудника Формировать кадровый резерв, как из внешних, так и из внутренних кандидатов |
|
Критерии оценки |
Своевременное закрытие вакансий Наличие кадрового резерва кандидатов Количество кандидатов, прошедших испытательный срок |
|
Личные компетенции |
Коммуникабельность, умение выявлять потребности, умение принимать решения и нести ответственность за них, стрессоустойчивость, аналитические способности, внимательность, дружелюбие |
|
Требования к образованию |
Высшее, предпочтительно в сфере управления персоналом, психологии или педагогики |
|
Требования к опыту |
Опыт в сфере подбора персонала на позиции менеджеров среднего и высшего звена от 3 лет или агентство по подбору персонала |
|
Владения ПК |
Зная функционал должности, требования профстандарта и сложность задач сотрудника, определите, что важнее на этой должности: обладать определенным опытом, навыками, качествами или моделями поведения. Например, для сотрудника на руководящую должность на первом месте стоит требование к опыту руководства группой людей, далее – качества и модели поведения, а для вакансии специалиста, который обслуживает клиентов, наиболее важны качества и модели поведения, при этом соискатель может вообще не обладать опытом работы в данной сфере.
Самостоятельно определите важность и приоритетность опыта перед качествами и моделями поведения. При этом учтите требования профстандарта к опыту и навыкам данной должности. В дальнейшем используйте данные критерии отбора на собеседовании.
Профиль должности: фундаментальный инструмент HR-профессионала
Начинать следует с названия и описания должности – это основа профиля должности. Название должности должно точно отражать рабочие роли и полномочия сотрудника. Далее, чтобы сформулировать описание должности, следует кратко обозначить основные задачи, избегая пространных списков задач и объяснений – это можно сделать и позже.
Например, профиль должности Менеджер по продажам подразумевает обеспечение розничного товарооборота магазина. В описании должностных обязанностей достаточно указать основные задачи, такие как консультирование покупателей по вопросам продукции, осуществление продажи, работа с жалобами и претензиями.
Необходимо указать основные сведения о должности: рамки заработной платы, с кем нужно будет взаимодействовать, перед кем работник будет отчитываться, и кто будет находиться у него в подчинении.
Следует перечислить требования к работнику — например, у менеджера по продажам должен быть как минимум диплом о среднем образовании, опыт работы в розничной сфере не менее 2 лет и навыки работы с кассовыми системами.
Подготовье список основных должностных обязанностей, начав с самых важных из них. Каждый пункт должен быть сформулирован с использованием настоящего времени, например, «разрешает жалобы покупателей касательно качества товаров и обслуживания».
В предыдущей статье Что такое профиль вакансии? мы разобрали на примере позиции «Торговый представитель», сегодня мы подробно остановимся на позиции «Региональный менеджер».
Должность: Региональный менеджер по продажам Специализация: Продажи и розничные продажи Профессиональные обязанности: Обеспечение выполнения товарооборота. Прием на работу подчиненных, обучение подчиненных, проведение регулярных встреч с подчиненными для оценки эффективности. Обеспечение передачи опыта и ноу-хау в команде. Предоставление подчиненным обратной связи и наставничество. Постановка целей и задач. Развитие тесных деловых связей и ведение важных клиентов. Организация и проведение промо мероприятий для клиентов. Необходимые технические и профессиональные навыки Навыки ведения переговоров Знание конъюнктуры рынка Навыки управления бюджетом Навыки управления заказами
Пример описания должности «Региональный менеджер»
ФОРМАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ – ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ: гражданство Российской Федерации, возраст не менее 18 лет, наличие диплома о средне-специальном образовании или подтверждающего документа о неоконченном высшем образовании. ФОРМАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ – РЕКОМЕНДУЕМЫЕ: Образование Высшее образование (предпочтительно в сферах экономики/коммерции/менеджмента).
ОПЫТ РАБОТЫ: •Опыт работы в продажах (прямые продажи / «FMCG» («fast-moving consumer goods» — товары повседневного спроса). •Опыт управления людьми (в т.ч. удалённо) и партнёрами.
ДРУГИЕ НАВЫКИ: Владение ПК Владение ПК: Excel, Power Point. Уверенный пользователь интернет-ресурсов. Знание английского языка Желательно. Мобильность: Готовность к частым поездкам внутри заданной территории, готовность к переезду при необходимости, в другие города России. Наличие водительского удостоверения категории B.
Обязанности: Обеспечение роста продаж на заданной территории Функции: 1. Выполнение плана продаж на заданной Территории; 2. Выполнение плана по поиску клиентов; 3. Управление обучением и развитием торговых представителей; 4. Анализ и планирование показателей и действий для достижения плана продаж Территории; 5. Проведение своевременной коммуникации ; 6. Управление ресурсами, предоставляемыми Компанией;
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: Анализ и планирование показателей: •Анализ ключевых показателей за период (квартал, год) •Создание стратегии развития территории на период (квартал, год) •Создание плана действий для выполнения плана по продажам на определённый период •Создание прогноза по территории на определённый период •Управление промо мероприятиями на территории
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ЗНАНИЯ И НАВЫКИ: Техники продаж : Владеет методами и техниками продаж: организация и проведение акций/ мероприятий, работа с «холодными» и «тёплыми» контактами, установление контакта, выявление потребностей, продажа преимуществ, работа с возвражениями, закрытие сделки, выстраивание долгосрочных отношений с Клиентами. Аналитические навыки: Обладает навыками анализа, планирования и прогнозирования показателей продаж, а также способностями определять проблемные зоны и пути их устранения.
ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ КОМПЕТЕНЦИИ – ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ: Понимание бизнеса: •Знаком со спецификой продаж на данном рынке / территории. Планирование •Точно определяет продолжительность и сложность задач и действий •Ставит задачи и определяет цели •Подразделяет процесс выполнения задач на этапы •Разрабатывает планы-графики выполнения задач и определяет ответственных за задачи •Предвидит проблемы и «узкие места», продумывает пути их устранения •Соотносит выполнение задач с поставленной целью и даёт оценку полученным результатам Ориентация на результат •Ориентирован на рост бизнеса •Ориентирован на перевыполнение поставленных задач •Постоянно добивается достижения личного и командного результата Мотивация других •Создает в команде атмосферу, в которой каждый старается максимально проявить себя •Способен подобрать и использовать мотиваторы для Торговых Представителей •Способен выявить сильные стороны человека и использовать их в целях повышения эффективности работы •Поощряет личный вклад каждого в общий результат, делится видением перспектив •Дает каждому почувствовать важность его работы •Является человеком, с которым другие люди стремятся работать в одной команде Межличностное взаимодействие •Одинаково эффективно взаимодействует с разными людьми, выстраивает конструктивные взаимоотношения •Проявляет дипломатию и такт •Способен эффективно разрядить даже очень напряженную атмосферу Развитие других •Ставит амбициозные задачи •Знает и учитывает цели развития подчиненных •Составляет качественные планы по развитию и контролирует их выполнение •Мотивирует подчиненных брать на себя задачи, способствующие их развитию Руководство деятельностью и критериями её оценки •Четко определяет ответственных за выполнение задач и принимаемые решения •Четко определяет цель и способы / средства её достижения •Отслеживает процесс выполнения задач и получение результата •Включает в процесс выполнения задач регулярную обратную связь.