Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справки с места работы: виды и сроки выдачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.
Перечень предоставляемых документов
Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.
1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
2.1. Копии:
- приказа о приеме на работу;
- приказов о переводах на другую работу;
- приказа об увольнении с работы.
2.2. Выписки из трудовой книжки.
2.3. Справки:
- о заработной плате;
- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- о периоде работы у данного работодателя.
2.4. Другие документы.
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Если с запросом обращается третье лицо
Сведения о работе и документы, касающиеся трудовой деятельности гражданина, относятся к персональным данным, потому закон не разрешает работодателям предоставлять какую-либо информацию о сотрудниках третьим лицам, в том числе супругам, детям, другим родственникам, бывшим работодателям.
Но бывают ситуации, когда сам работник обратиться не может, а данные получить необходимо. В таком случае от сотрудника требуют получить письменное согласие на получение персональной информации у третьих лиц. Оформляют такое согласие в свободной форме, но обязательно указывают:
- в какие организации направят запросы;
- какие бумаги потребуются;
- для чего они нужны.
Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой
Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.
Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:
- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
| Нормативный акт | Документ |
| Закон РФ от 19.04.1991 №?1032?1 «О занятости населения в Российской Федерации» | Справка о среднем заработке за последние три месяца |
| Федеральный закон от 29.12.2006 №?255?ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Статья 230 НК РФ | Справка о доходах физического лица по форме 2?НДФЛ |
| Федеральный закон от 30.04.2008 №?56?ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» | Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц |
| Федеральный закон от 01.04.1996 №?27?ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже* |
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
Сроки выдачи документации
Согласно ст. 62 ТК РФ организация должна выдать работнику запрошенные документы в течение 3 рабочих дней со дня обращения. Копии должны быть заверены должным образом и выданы сотруднику бесплатно.
В ст. 84.1 ТК РФ говорится про обязанность руководителя при увольнении сотрудника выдать ему копии документов по его просьбе. Конкретный срок в статье не оговаривается. В любом случае — дольше трёх дней готовить и заверять копии документов работодатель не вправе.
Если сотруднику в срок не выдали необходимые документы, Трудинспекция может наложить штрафные санкции и на организацию, и на руководителя предприятия. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:
- от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
- от 1000 до 5000 для должностных лиц и ИП.
При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается.
Приведем пример о том, как работодателя г. Хабаровска привлекли к административной ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику.
Для того чтобы получить на руки справки (182н и 2-НДФЛ) в случае увольнения, гражданин должен составить и передать руководителю специальное заявление.
Работодатель, в свою очередь, обязан предоставить запрашиваемые бумаги не позднее, чем через 3 дня после получения письменной просьбы от работника.
При подаче заявления сотрудник должен обратить внимание на несколько факторов:
- Заявление, полученное работодателем, должно фиксироваться в журнале регистрации подобных бумаг.
- В обязательном порядке работодатель должен предоставить ксерокопии запрашиваемых документов, если выдача оригиналов невозможна.
- Максимальный период предоставления бумаг — 3 дня. Несоблюдение этого условия противоречит законодательным нормам.
- Указание цели выдачи справок — не обязательно условие, которое должно присутствовать в заявлении.
- На копиях бумаг должна стоять фирменная печать компании и подпись его главного руководителя.
- Предоставление справок осуществляется бесплатно. Работник не должен оплачивать выдачу бумаг.
Какие документы выдаются работнику при увольнении
Когда работодатель увольняет человека, вне зависимости от оснований увольнения, ему обязаны выдать следующую документацию:
- его трудовую книжку с соответствующими записями;
- справку (форма 2-НДФЛ);
- справку о средней зарплате, которая получена за последний период работы (берется период в три месяца);
- справку (форма 182Н) о полученной в течение последних 2-х лет зарплате за время, предшествующее увольнению, или же полностью за время работы (если срок работы менее 2 лет);
- выписку, составленную на основании отчетности (по вносимым страховым взносам) двух форм:
- «СЗВ-СТАЖ»
- «СЗВ-М»;
- медкнижку (при наличии таковой);
- документы дополнительного плана (если увольняемый их затребовал).
В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой
Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.
Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).
Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск. В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.
Как составить запрос на получение справок?
Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:
- информация об адресате и заявителе;
- наименование документа;
- формулировка просьбы или предложения;
- дата подачи;
- подпись (какие бумаги подписывает работник при увольнении?).
В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:
- занимаемую должность адресата;
- название предприятия;
- ФИО руководителя.
Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).
В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.
То же касается написания слова «заявление» — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:
- Начинается строка со строчной буквы и после слова «заявление» ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
- Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова «заявление» в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
- Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.
Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:
- основания обращения: «в связи с увольнением»;
- свои требования: «выдать документы, связанные с работой»;
- доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.
Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.
Какие документы запрашивают у работодателей
На основании нескольких статей ТК РФ работники вправе запрашивать у работодателей все документы, касающиеся их трудовой деятельности. Полный перечень бумаг, которые обязаны выдать, если поступил запрос работодателю о предоставлении документов, в законодательстве отсутствует, а судебная практика исходит из реальных ситуаций, поэтому сложно перечислить весь список. Гораздо проще перечислить те бумаги, копии которых работодатель вправе не выдавать (на основании судебной практики):
- копии локальных нормативных актов, с которыми ранее сотрудник ознакомился (см. Апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу №33-418/2018);
- документы: касающиеся работы всего предприятия (штатное расписание, любые распоряжения, регулирующие деятельность структурных подразделений (см. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу №33-663/2017);
- содержащие персональные данные иных сотрудников (должностные инструкции, график отпусков, табели учета рабочего времени (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу №33-3515/15);
- не имеющие прямого отношения к выполняемой работе (первичные учетные бухгалтерские документы (см. Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу №2-164/2018), бумаги, содержащие конфиденциальные сведения).
ВАЖНО!
С 2021 года вводится электронная трудовая книжка. При увольнении сотрудникам, согласившимся на учет стажа в информационной базе ПФР, работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вместе с пакетом иных документов. Учитывая это, СТД-Р — форма, которую вправе требовать работник по аналогии с традиционной бумажной трудовой.
В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой
При поступлении к работодателю заявления от сотрудника, он не вправе оставлять обращение без ответа. Организационно-правовая форма юридического лица при этом значения не имеет. Индивидуальный предприниматель, бюджетная организация, госорган, ЗАО, ООО – все они должны соблюдать нормы трудового законодательства.
Учтите! Документы, после заверения их печатью организации и подписью уполномоченного лица, передаются на протяжении трех (рабочих) дней.
Предоставляются только документы, запрашиваемые сотрудником, поэтому составляют письменное заявление. Передать его лучше в канцелярию или же под подпись начальнику или другому уполномоченному лицу (помощнику, секретарю, сотруднику кадрового отдела).
Подавая заявление о выдаче документов, связанных с работой, помните:
- факт подачи заявления на имя работодателя необходимо зафиксировать (регистрация заявления в порядке делопроизводства, вручение заявления под роспись, направление заявления заказным письмом);
- работодатель обязан предоставить копии документов;
- копии документов должны быть предоставлены в течение трех дней с даты подачи работником заявления;
- в своем заявлении работник не обязан указывать с какой целью ему требуются копии документов;
- копии документа удостоверяется подписью руководителя и печатью организации;
- на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя;
- копии документов предоставляются работнику безвозмездно.
Выдача копий документов, связанных с работой
Недавно уволился с работы. Уволился по собственному желанию на эмоциях, как говорится, одним днем. Камнем преткновения стала выплата премии по итогам работы за год. Я посчитал, что мне уменьшили размер премии необоснованно, работодатель считал, что еще много мне выплатил. В итоге дошли до личных обвинений, и я подал заявление об увольнении. В день увольнения у меня не возникла мысль получить какие-либо копии документов. Сейчас я остыл и хочу обратиться в суд по поводу выплаты премии. Написал на имя бывшего работодателя заявление о выдаче мне копий приказов о премировании за последний год, а также копии положения об оплате труда в организации. Работодатель мне отказал, обосновав тем, что выдача копий документов, связанных с работой, осуществляется только работникам, а я таковым уже не являюсь.
Насколько законно со стороны бывшего работодателя отказывать в выдаче копий документов, связанных с работой? Как лучше добиться получения документов для суда?
Выдача копий документов, связанных с работой, работникам, имеющим статус «бывшие», не гарантирована и не урегулирована Трудовым кодексом Российской Федерации. Судебная практика по данному вопросу тоже неоднозначная, поэтому рассчитывать на нее в конкретной ситуации не стоит. Лично мое мнение, что выдача копий документов, связанных с работой, не должна ставиться в зависимость от того действующий работник или бывший. Для чего создавать лишние бюрократические барьеры, при реализации гражданином своих прав и провоцировать совершение коррупционных правонарушений?
Но, обратимся непосредственно к Трудовому кодексу Российской Федерации.
Статья 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов предоставляются заверенными надлежащим образом и на безвозмездной основе.