Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление дел и передача их на архивное хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Как сдать личное дело работника в госархив
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют: акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет; тарификационные ведомости – 25 лет; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет; списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.
При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Описание и уничтожение дел в службе кадров На все завершенные в делопроизводстве службы кадров дела по личному составу постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется опись дел (см. приложение 4). Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др. ) включаются в опись документов по личному составу.
Недатированные документы, следует сформировать после датированных
Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами — Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если Вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).
Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?
Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность. Исходя из смысла Основных правил формирования дел, такие нестандартные ситуации следует отразить в соответствующем предисловии к описи.
Как хранятся дела в отделе кадров
Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.
Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.
Как архивировать личное дело
Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел. Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения. В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет. Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Рис. 6.9.
Как заархивировать личное дело
Читайте статьи по теме:
- Работник не забрал трудовую книжку после увольнения
- Основания увольнения
- Причины увольнения
Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:
- В таком виде возможно ЛД сдать в архив? — подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.
- Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? — да, обязательно (пункт 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
- Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.
Правила ведения и оформления
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:
- оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
- собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
- увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.
2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Срок хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Сколько хранить документы после ликвидации ООО
Архивная справка: образец
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Как сшивать в архив дела уволенных доу за 2021 год
Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.
Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.
Сдача документов на хранение в государственные архивы
Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 2. Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п.
2.5.1.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2.
Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).
2.5.3.
В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4.
В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных листов и пропущенных номеров;
— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5.
Назначение и цели личных дел
Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.
Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.
В личное дело включают документы:
- предоставленные работающим во время трудоустройства;
- издаваемые в компании в период его деятельности.
Полученная информация нужна работодателю для:
- оформления трудовых отношений;
- организации последующего обучения работника;
- разработки планов карьерного роста;
- обеспечения безопасности;
- контроля качества исполняемых должностных функций.
Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.
- Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
- Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
- Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
- Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
- Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
- Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
- Автобиография.
- Характеристика на работника.
Распространенные вопросы, связанные с личным делом
Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?
Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.
Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.