Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Специалист Сергеев М.П. получил аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб. По возвращении из служебной командировки он предоставил авансовый отчет на сумму в 25 000 рублей. Возвращать неизрасходованные подотчетные средства он согласился из заработка.
В силу п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, по мнению чиновников, влечет нарушение установленных законодательством РФ требований (см. Письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808), и в таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Удержание из заработной платы подотчетных сумм по заявлению работника
Помимо общих ограничений, установленных в отношении удержаний из заработной платы работника по инициативе работодателя, необходимо учитывать также частные ограничения в зависимости от оснований удержаний. Удержание неотработанного аванса, невозвращенных подотчетных сумм, излишне выплаченной зарплаты Производить такие удержания возможно только при одновременном выполнении следующих условий (ч. 3 ст. 137):
- не истек один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат;
- работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Если эти условия, или хотя бы одно из них, не выполнены, то взыскать задолженность работника можно только в судебном порядке. Или же работник может добровольно погасить задолженность путем внесения денежных средств в кассу работодателя.
ТК РФ);
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Образец заявления о выдаче денежных средств (форма 2020)
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм
Итак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.
В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.
Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.
Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.
Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.
Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абзац 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.
Неправильно оформленные документы привлекут внимание судей
Суд обратил внимание, что представленные авансовые отчеты не могли подтверждать целевое расходование денег, поскольку были оформлены они с грубыми нарушениями.
Эти нарушения, по мнению суда, выразились в том, что:
- в авансовом отчете выданные и перечисленные суммы в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» не заполнялись;
- остатки денежных средств в большинстве авансовых отчетах отсутствовали;
- в разных авансовых отчетах были указания на одни и те же первичные документы;
- была нарушена нумерация и последовательность регистрации авансовых отчетов;
- не были приложены командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку.
Суд еще раз напомнил, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.
Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?
Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.
Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.
Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:
- окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
- или со дня выхода на работу.
Как определить окончание срока исковой давности?
Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:
- в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
- как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
- нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
- по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.
Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:
- акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
- переписку с должником-сотрудником;
- авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.
Как взыскать подотчетные суммы с лиц, работающих по гражданско-правовому договору?
Прежде всего, стоит отметить, что если подотчетное лицо оказалось внештатным сотрудником, то на него не распространяется порядок, предусмотренный в Трудовом Кодексе РФ в статье 248 по поводу взыскания причиненного им предприятию ущерба.
Указанное лицо может либо добровольно погасить свой долг по подотчетным средствам, либо в судебном порядке:
- если в добровольном порядке — то никаких дополнительных действий со стороны предприятия не требуется. В этом случае сотрудник пишет заявление, в котором дает согласие на удержание из его доходов суммы, эквивалентной признанному им долгу. Чтобы еще до заявления внештатный сотрудник признал свою задолженность по подотчетным суммам, рекомендуется подписать с ним акт сверки. И сделать это следует после утверждения руководителем компании авансового отчета;
- если же в добровольном порядке сотрудник не стремится погасить свою задолженность, то остается судебное рассмотрение спора. В случае если компания данный спор не выигрывает, то признанная судом задолженность может быть списана только по окончании искового срока давности, как безнадежная. И в этом случае на такое подотчетное лицо распространяются те же правила начисления и удержания НДФЛ (статьи 223 и 226 НК РФ), что и для штатного сотрудника. Налоговый кодекс РФ не делает различий между штатными и внештатными работниками. Т.е. в момент списания долга с баланса предприятия у данного лица возникает облагаемый НДФЛ доход!
Удержание подотчетных сумм из заработной платы
При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы.
На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами.
Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.
Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ
Нарушение сроков предоставления авансового отчета
Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет.
Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).
Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством.
Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника
Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке.
ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:
- не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.
- и если работник не возражает против основания и размера удержания.
В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.
Все удержания можно сгруппировать на обязательные в силу закона, необязательные по инициативе работодателя или добровольные по желанию работника.
Первая группа удержаний — обязательные — удержание 13% налога на доходы физических лиц, суммы, указанные в решении суда, исполнительном документе или постановлении судебного пристава-исполнителя.
Для их произведения согласие работника или разрешение работодателя не требуется.
Вторая группа удержаний — по инициативе работодателя — может быть 6 случаях.
1. Работник получил аванс, но не отработал положенное время, уволился. Некоторые работодатели платят фиксированный аванс — 50% от оклада. Они учитывают реальное количество отработанных смен только при расчёте по итогам месяца. Если работник отработал мало смен, получил аванс и сразу уволился — он получил слишком много.
Работодатель может удержать деньги при окончательном расчёте или переквалифицировать в компенсацию за неиспользованный отпуск.
2. Работник получил авансовые командировочные, но все их не потратил и по возвращении из командировки не вернул. Например, Иванову дали 10 000 ₽ авансом на расходы по оплате номера гостиницы. Но Иванов закончил дела раньше, вернулся домой, от 10 000 ₽ у него остались непотраченные 1 500 ₽.
Работодатель может удержать 1 500 ₽ со следующей зарплаты.
3. Произошла счетная ошибка. Это очень спорное основание, так как в законе нет определения понятия «счетной ошибки». Есть мнение Роструда, что счетная ошибка — это арифметическая.
Считается ли техническая ошибка счетной тоже неясно — в законе ничего не сказано, суды говорят разное (см. определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016, определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012).
В любом случае в законе есть такое основание, а значит работодатель вправе воспользоваться им, чтобы удержать, например, излишне выплаченную зарплату.
4. Работник не выполнил норму труда по своей вине, и комиссия по трудовым спорам либо суд подтвердили это. Например, работник должен изготавливать 50 изделий в неделю, за это ему начисляют 5 000 ₽. По непонятным причинам он изготовил только 40 изделий.
Работодатель организовал комиссию по трудовым спорам, на собрании зафиксировали факт недоработки, и у руководителя появилось право удержать с работника зарплату в счет неизготовленных изделий.
5. Работник «отгулял» 28 дней отпуска, но отработал неполный год. Например, Иванов устроился на работу в марте, проработал полгода и ушел в полный отпуск. После отпуска Иванов проработал еще 2 месяца и уволился. Отпускные за 4 месяца он получил излишне, поэтому работодатель может удержать эти деньги при расчете..
6. Работник нанес материальный ущерб работодателю. Например, работник пролил кофе на клавиатуру и она перестала работать. Он нанес ущерб работодателю, поэтому последний может произвести удержание с зарплаты.
Третья группа удержаний — это по желанию работника. Например, работник попросил бухгалтера направлять часть зарплаты в банк, чтобы платить по кредиту. Минтруд считает, что так делать нельзя: закон разрешает удержания только в определённых случаях, а этого в списке нет.
Взыскание подотчетной суммы после увольнения
«Что понадобится сделать: Подать в суд и взыскать долг.* Тогда дохода у сотрудника не возникнет, а сами возвращенные суммы не нужно учитывать как доходы при расчете налога на прибыль. Если простить долг, списать невозвращенные суммы в расходы не удастся. Тогда у работника будет натуральный доход, с которого невозможно удержать НДФЛ. Об этом придется сообщить в инспекцию.
Есть еще один вариант. Руководство компании вправе простить долг. Но тогда списать суммы невозвращенных денег при расчете налога на прибыль не удастся. У работника же опять получится натуральный доход. На сей раз он возникнет в день, когда будет издано распоряжение о прощении долга. Об этом сказано в письме Минфина России от 24 сентября 2022 г. № 03-03-06/1/610. Значит, нужно направить в инспекцию сообщение по форме 2-НДФЛ о том, что налог невозможно удержать.*
Исковое заявление о взыскании с работника материального ущерба
Образец искового заявления о взыскании материального ущерба с работника с учетом последних изменений действующего законодательства.Ответственности за материальный ущерб, причиненный работодателю, посвящена глава 39 Трудового кодекса РФ.
Законом определено, что возмещению подлежит только прямой действительный ущерб, закреплены обстоятельства, которые исключают ответственность работника, установлены пределы материальной ответственности.Работодатель имеет право на полное возмещение ущерба, только в случаях, если на работника возложена полная материальная ответственность, что специально закреплено статьей 243 Трудового кодекса РФ.До обращения в суд с иском о взыскании с работника материального ущерба работодатель должен определить размер причиненного ущерба, который должен быть подтвержден документально. Работодатель должен установить причину возникновения ущерба, для чего с работников
Иск о взыскании с уволенного работника денег выданных в подотчет
Сотрудник уволился, а задолженность осталась Фото Эдуарда Сергеева, Кублог Работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму. Что делать бухгалтеру с этими долгами?
Как списать? И есть ли возможность получить их с увольняющегося сотрудника?
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм Исковое заявление о взыскании задолженности с работника Соотношение неустойки и ст.
Месячный срок для издания приказа об удержании пропущен. Есть ли положительная для работодателя судебная практика о взыскании с подотчетного лица денежных средств?
На какие НПА обратить внимание при составлении искового заявления?
Ответ Да, положительная практика есть. Подробно об этом см. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности.