Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Когда можно и нельзя удержать оплату за лишний отпуск
В той же статье указано, что в некоторых случаях удержание лишних отпускных не производится. Этого сделать нельзя, если работник увольняется по таким причинам:
- он получил медицинское заключение, по которому не может выполнять текущую работу, а работодатель не смог предложить ему другую. Либо же работодатель такую работу предложил, но сотрудник переходить на нее отказался;
- грядет ликвидация организации (прекращение работы ИП) или же сокращение штата;
- увольняется директор, его заместитель или главбух по причине смены собственника имущества организации;
- его призвали на службу (военную или альтернативную);
- ранее занимавшего его место сотрудника восстановили по решению суда или Инспекции по труду;
- в соответствии с медицинским заключением работник признан полностью неспособным к труду;
- наступила смерть сотрудника или ИП-работодателя либо кто-то из этих лиц признан судом умершим или безвестно пропавшим;
- произошло стихийное бедствие, крупная авария, началась война, эпидемия или имело место иное чрезвычайное событие, которое сделало работу невозможной не по вине сотрудника.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Когда действует запрет на удержание отпускных
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Оставшийся долг – в добровольном порядке
А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?
Единственное, что работодатель может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет необходимую сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.
При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой. Но ИП обязательно должен получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).
Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?
К сожалению, шансов на это мало. В большинстве случаев суды считают, что работодатель не может взыскать в судебном порядке с работника сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 05.02.2014).
Поэтому если ИП решает не обращаться в суд, то у него два варианта. Первый – оставшуюся часть долга он прощает сотруднику. Второй – сумма долга «висит» в учете до тех пор, пока не истечет срок исковой давности. Второй вариант более выгоден с точки зрения налогообложения, но об этом подробнее скажем чуть ниже.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Владимира: Могут ли из моей зарплаты удержать переплату за отпуск авансом без моего согласия? Или я должен сначала согласиться в письменном виде?
Ответ: Да, работодатель может произвести удержание, вашего согласия для этого не требуется. Но удерживаемый сумма не должна превышать 20% от расчета, полагающегося к выплате при увольнении (после вычета НДФЛ). Работодатель не имеет законного права самовольно удерживать более 20%.
? Вопрос 2 от Анны Николаевны: При увольнении удержали с работника отпускные за отдых, использованный авансом, в размере 20% от суммы расчета к выплате. Но этого не достаточно, сотрудник остался нам должен. Как вернуть деньги? Есть ли смысл подавать в суд? подскажите статью закона, на которую можно опираться.
Ответ: Смысла обращаться в суд, обычно такие дела работодатели проигрывают. Законодательство не содержит положений, позволяющих законно вернуть переплату за отпуск. Единственный способ для возврата — это уговорить уволенного добровольно вернуть деньги организации.
? Вопрос 3 от Семена: Я принят на работу 10 января 2020 года, а уволен 18 июля 2020 в связи с сокращением, за это время отгулял 28 дней отпуска. Работодатель хочет удержать лишние отпускные с меня. Имеет ли он на это право?
Ответ: Нет, если официальное основание для расторжения трудового договора — это сокращение (п.2 ст.81 ТК РФ), то удержание не допускается.
Если у вас есть вопросы по данной теме, задайте их в форме комментария ниже, и мы в ближайшее время ответим на них.
Как рассчитать число неотработанных дней
За месяц работы человек, которому предоставляется 28 дней отпускного периода, увеличивает заслуженный отдых на 2,33 дня. Если при вычислении отпускного стажа осталось меньше 15 дней, остаток отбрасывают, больше — принимают за целый месяц.
Для определения можно использовать формулу:
Д = И – (О:12*С)
где:
Д – число неотработанных дней;
И – число дней использованного отпуска;
О – длительность предоставляемого отпуска;
С – стаж для отпуска, выраженный в месяцах.
Получившееся дробное можно уменьшить до целого в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005).
Пример
Кудряшов Н.Т. принят 15.11.2017. С 23 июля по 19 августа 2018 он находился в отпуске продолжительностью 28 дней. Увольняется 10.09.2018.
С 15.11.2017 по 14.08.2018 – 9 месяцев, с 15 августа по 10 сентября 2018 – 27 дней. Округляем 27 дней до целого месяца. Стаж для отпуска составит 10 месяцев.
Вычисляем неотработанные дни:
28 – (28:12*10) = 4,67 дня, округляем до 4 (с 16 по 19 августа 2018).
Порядок расчета удержания:
- Рассчитать число дней, использованных авансом.
- Уточнить среднедневной заработок.
- Уточнить не было ли повышения заработной платы во время отсутствия работника.
- Вычислить число использованных дней до, после повышения зарплаты.
- Вычислить среднедневной заработок после повышения зарплаты.
- Вычислить удерживаемую сумму.
Бухгалтеру обязательно нужно проверить: повышалась ли во время отсутствия сотрудника зарплата на предприятии.
Расчет удобно производить, используя таблицу.
| Повышалась ли заработная платы во время отсутствия сотрудника | Формула расчета |
| Нет | У = Д*З |
| Да | У = Д*З + Д1*З1 |
Можно ли предоставить отпуск вперед?
Работодатель предоставляет отпуск авансом на свой страх и риск, так как работник может уволиться, а удержать из заработка долг за неотработанные дни отдыха возможно в определенных пределах.
Ст. 138 ТК РФ размер удержаний из заработной платы ограничивает в 20%. Это правило относится и к расчетам за неотработанные дни отдыха при увольнении (Письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142). Специалисты ведомства отмечают, что из буквального толкования ст. 137 ТК РФ следует, что работодатель не обязан производить удержания: процедура проводится по его усмотрению.
ВС РФ в Определении от 05.02.2018 № 59-КГ17-19 указал, что действующее законодательство не предусматривает оснований для взыскания долгов по отпускам с работника в судебном порядке, если работодатель не смог удержать средства при увольнении по причине недостаточности выплаченных «увольнительных» сумм. Причем виновных действий работника, повлекших излишнюю выплату ему денежных средств, в данном случае не имеется.
Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
Когда появляются неотработанные отпускные
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации каждый человек по приходу на новое рабочее место вправе взять отпуск через 6 месяцев после трудоустройства. Бывает, что отпуск предоставляется раньше чем через полгода, например, на основании 122 статьи Трудового кодекса Российской Федерации или же по соглашению сторон трудового договора.
Случаются такие ситуации, когда работодатель по истечении полугода работы предоставляет сотруднику отпуск, который составляет 28 оплачиваемых дней. То есть работодатель дает авансом выплату из бюджета за последующие полгода, ведь сумма выплат по отпускному периоду рассчитывается на основе заработной платы, которая должна поступить на счет наемного лица в течение рабочего года.
Пример:
Студент экономического института А. С. Нестеров после выпуска устроился в бухгалтерский отдел ООО «Ромашки» 1 ноября 2020 года. Право на отпуск у него возникло в мае 2020 года, и он решил использовать его.
Во время отпускного периода ему предложили выгодное рабочее место, в результате чего во время отдыха он написал заявление об увольнении. Получается, что Нестеров не отработал полный отпуск, то есть вместо 28 календарных дней периода отдыха, он заработал всего лишь 14 дней.
Таким образом, у Нестерова образовалась задолженность перед предприятием за 14 дней оплаченного отдыха.
Задолженность погашена в последний день работы
Никаких исправлений в периоде предоставления отпуска делать не нужно. Корректировка налогов и взносов производится в периоде увольнения.
НДФЛ. В момент выплаты отпускных за отпуск, предоставляемый авансом, работодатель уже удержал НДФЛ.
Если работник увольняется в том же налоговом периоде, когда получил отпускные, налоговый агент вправе произвести зачет излишне удержанного НДФЛ.
Исчисление НДФЛ с таких доходов производится нарастающим итогом с начала года. Сумма налога, подлежащая уплате за текущий месяц, определяется как разность между суммой начисленного и уплаченного НДФЛ с начала налогового периода.
Если в предшествующие месяцы в расчеты закралась ошибка, например НДФЛ удержан и перечислен в большей сумме, она может быть исправлена в текущем месяце — сумма НДФЛ, подлежащего уплате, уменьшается на величину допущенной ранее переплаты (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Из этого правила есть исключения, но ситуация с авансовым отпуском к их числу не относится.
Если работник увольняется в другом налоговом периоде или суммы удержанного НДФЛ с начислений под расчет недостаточно для зачета, следует провести процедуру возврата НДФЛ, установленную ст. 231 НК РФ.
Подробнее о порядке возврата излишне удержанного НДФЛ читайте в статье «Возврат излишне удержанного НДФЛ» (электронный журнал «Зарплата», 2011, N 4).
Таким образом, удержанные (возвращенные сотрудником) из заработной платы суммы отпускных уменьшают базу по страховым взносам текущего отчетного периода и не признаются ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных.
Если при окончательном расчете с работником образовалась отрицательная сумма доначислений, работодателю придется скорректировать сведения в формах:
- СЗВ-6-1 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п);
- СЗВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 07.07.2010 N 166п).
Отчетные формы, скорректированные за период, когда сотруднику был предоставлен отпуск авансом, работодатель будет сдавать в ПФР вместе со сведениями за отчетный период, в котором он удержал отпускные за неотработанные дни отпуска.
При этом сумма начисленных за отчетный период взносов, указанная в форме АДВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 24.03.2011 N 59п), должна совпадать с показателем, приведенным в форме РСВ-1 ПФР.
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
Как рассчитать авансовые отпускные
Порядок расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск изложен в положении, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Схемы расчета указанных выплат аналогичны: у них те же переменные, величина которых определяется теми же слагаемыми (например, в средний заработок в обоих случаях входит вся зарплата и премии, полученные у данного работодателя).
Авансовые отпускные — это те, что были получены сверх положенных по рабочему стажу, те, что подлежат возврату. Они рассчитываются по следующей формуле:
Др = (Дио – Дпо) × СДЗ,
где: Др — это долг работника;
Дио — использованные дни отпуска;
Дпо — дни отпуска, на которые работник имеет право в силу рабочего стажа;
СДЗ — среднедневной заработок.
Пример
Иванов И. И., приступивший к исполнению своих трудовых обязанностей 03.04.2017, через 7 месяцев ушел в полный 28-дневный отпуск, во время которого написал заявление на увольнение по собственному желанию.
Сколько дней отпуска он получил авансом, за сколько дней работодатель вправе требовать возврата отпускных? Рассчитаем:
- На момент ухода в отпуск Иванов И. И. имел 7 месяцев рабочего стажа. Теоретически, если бы он не использовал отпуск, работодатель должен был бы выплатить компенсацию за 7 × 2,33 = 16,31 дня. Т. е. Иванов имеет безусловное право на 16,31 оплачиваемого дня.
- Оставшиеся дни вычисляются так: 28 – 16,31 = 11,69. Эти дни были предоставлены авансом. Работодатель вправе произвести удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск в размере 11,69 дня.
В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска невозможно
Ситуации, когда удержание за неотработанный отпуск не производится, перечислены в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это увольнение в результате:
- отказа работника от перевода на другую работу, которая предоставляется ему работодателем по причине ухудшения здоровья;
- отсутствия у работодателя работы, соответствующей требованиям медзаключения, для перевода на нее работника;
- ликвидации ИП, организации;
- проведения штатных мероприятий по сокращению численности персонала;
- смены собственника предприятия (эта норма действует только в отношении исполнительного органа и главного бухгалтера);
- призыва работника на срочную службу;
- восстановления на данную должность прежнего работника по решению Роструда или суда;
- признания медкомиссией полной нетрудоспособности работника;
- смерти работника либо работодателя — ИП или иного физического лица;
- произошедшей катастрофы, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.
Удержание за неотработанные дни отпуска
Если работник на момент увольнения отгулял больше дней, чем заработал, компания вправе удержать излишние отпускные из сумм, причитающихся работнику при увольнении (ст. 137 ТК РФ). При этом размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемых сумм (ст. 138 ТК РФ). Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития России, данным в письме от 16.11.2011 № 22-2-4852, удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ.
Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.
Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей ст. 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.
Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.
При увольнении работника возможны следующие варианты:
-
суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;
-
размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;
-
размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.
Вариант 1: размера выплат хватает для удержания
Работник ушел в очередной отпуск. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется. Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска — 10 000 руб. Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы — 12 180 руб. (60 900 руб. х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.