Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый регламент 2020 электронного документооборота с ПФР по персучёту». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единая система защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее СЭД) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между страхователями и органом ПФР.
Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.
- Передать документы в ПФР лично.
- Отправить документы в электронном виде через Интернет.
Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:
- Заявление на ЭДО с ПФР.
- Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.
Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.
Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:
- Заявление по форме ЗПЭД.
Как организовать подключение к ЭДО с ПФР
Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:
- Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
- Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
- Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.
Как зарегистрироваться: заявление
Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:
- регистрационный номер в ПФР;
- регистрационный номер оператора электронного документооборота;
- наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
- Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
- сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
- контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о представителе по доверенности.
ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)
С середины 2020 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:
- 03 Республика Бурятия
- 20 Чеченская Республика,
- 23 Краснодарский край,
- 27 Хабаровский край,
- 32 Брянская область,
- 35 Вологодская область,
- 45 Курганская область,
- 47 Ленинградская область,
- 50 Московская область,
- 58 Пензенская область,
- 59 Пермский край,
- 63 Самарская область,
- 64 Саратовская область,
- 71 (081-) Тульская область,
- 72 Тюменская область,
- 77 Москва,
- 78 Санкт-Петербург,
- 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.
Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». Этого будет достаточно.
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года
В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).
В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).
Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.
Информация о подключении к электронному документообороту с ПФР и представлении отчётности и сведений по телекоммуникационным каналам связи
В соответствии со ст.8 Федерального закона от 01.04.1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь при представлении сведений на 25 и более работающих у него застрахованных лиц за предшествующий отчетный период представляет их в форме электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью. Страхователи, имеющие рабочие места, дающие право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, представляют Перечни ЛП, Поименные списки и подтверждающие документы в электронной форме с ЭП.
В целях повышения эффективности проведения заблаговременной работы в отношении лиц, приобретающих право на пенсию, организовано электронное информационное взаимодействие территориальных органов ПФР со страхователями по представлению электронных образов документов о пенсионных правах застрахованных лиц, в том числе документов, подтверждающих стаж на соответствующих видах работ. Взаимодействие осуществляется в рамках технологии обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота.
В последующие годы планируется повсеместный переход на электронный информационный обмен между организациями и различными государственными органами независимо от численности работников и вида передаваемой информации.
Существует два варианта представления в ПФР отчетности в форме электронных документов с усиленной квалифицированной ЭП:
Электронный документооборот с использованием средств криптографической защиты информации, предназначен для информационного обмена между работодателем и территориальным органом ПФР через Удостоверяющие центры, оказывающими услуги по:
Вся отчетность, переданная таким образом, зашифрована аналогично тем средствам, которые применяются в силовых ведомствах, спецслужбах, системах дипломатической связи, банковских системах.
Прочесть файлы с документами может только получатель, на которого зашифрованы файлы, поскольку только он располагает ключами для их расшифровки.
Документ в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной ЭП, приобретает юридический статус, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью руководителя организации и печатью.
Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром.
Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ
Правовую основу электронного документооборота ПФР составляют Федеральные законы:
Подключение к системе электронного документооборота в ПФР.
Для подключения необходимо:
1) проанализировать услуги, предоставляемые аккредитованными Удостоверяющими центрами, и выбрать из них наиболее подходящий для Вас;
2) заключить соглашение (договор) с аккредитованным Удостоверяющем центром на оказание услуг по передаче информации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭП, территориальному органу ПФР в Рязанской области;
3) приобрести программные средства, обеспечивающие ЭП и шифрование данных совместимые с программным обеспечением ПФР, у аккредитованного Удостоверяющего центра;
4) подать заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и заключить соглашение с территориальным органом ПФР по месту регистрации;
5) получить ключи ЭП у представителя аккредитованного Удостоверяющего центра и начать работу с ПФР.
Для предоставления сведений о работниках предпенсионного возраста:
Для подключения необходимо:
1) выбрать уполномоченного представителя, оказывающего услуги по представлению бесконтактным способом отчетности в территориальный орган ПФР по месту регистрации плательщика, и заключить с ним договор об оказании услуг.
Список уполномоченных представителей можно уточнить в территориальном органе ПФР по месту регистрации страхователя,
2) подготовить доверенность на право уполномоченного представителя подписывать ЭП отчетность, представляемую за страхователя,
3) подписать у каждого работника организации согласие на обработку его персональных данных.
Список необходимых документов представляет страхователю выбранный им уполномоченный представитель.
Эта практика возникла не так давно. Ранее приходилось отправлять документы исключительно в бумажном виде, что отнимало значительно больше сил и времени. Электронный документооборот (ЭДО) заметно упростил подачу отчетности в госструктуры. Такой обмен данными относят к сфере B2G.
Подключитесь к Диадоку для использования всех возможностей ЭДО. Мгновенный обмен документами, бессрочное и безопасное хранение, экономия места.
Если нужен только ЭДО с ПФР, оставьте заявку на Контур.Экстерн
Чтобы передавать документы в Пенсионный фонд дистанционно, необходимо подключить ЭДО c ПФР. Для этого нужно подписать заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР, соглашение об ЭДО с ПФР (в части случаев) и собрать пакет документов (ниже представим список).
Отчетность через интернет
| Экстерн — сервис отправки отчетов в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат и другие контролирующие органы | Сервис для сдачи отчетности в ФНС и ПФР | Отчетность для малого бизнеса на УСН и ЕНВД |
Заключение Соглашение третьим лицом
Важно иметь ввиду, что если налажен электронный документооборот для назначения пенсии между сторонами по защищенным каналам связи с обеспечением сохранности сведений и их конфиденциальности, удобным будет подавать эти сведения уполномоченным сотрудником работодателя, что значительно упростит действия уходящего на пенсию лица. Это не запрещено, а наоборот приветствуется, так как информация, которую отправляет компания в ПФР относительно известных ПФР лиц позволит им обратиться за пенсией через третье лицо при помощи оформленной на него доверенности для представления интересов застрахованного лица в территориальном органе Фонда.
Придерживаясь Правил обращения граждан за пенсией, ее перерасчета, смены с одной на другой вид, граждане вправе обратиться за ней в любой срок после наступления права такого с помощью подачи соответствующего заявления лично или через доверенное лицо.
Как и при заключении любого хозяйственного договора, в этом Соглашении также возникают определенные права и обязательства. Рассмотрим их подробнее в таблице.
| № п/п | Права и обязанности ПФР по Соглашению о взаимодействии | Права и обязанности работодателя по Соглашению о взаимодействии |
| 1 | Наладить и контролировать бесперебойную работу программных комплексов по передаче данных | Отвечать за корректную работу оборудования, посредством которого передаются сведения в Фонд |
| 2 | Использовать исключительно защищенные средства защиты информации и ЭЦП | |
| 3 | В случае принятия новшеств в оформлении документов извещать об этом работодателя в течение 10 рабочих дней | При взломе ЭЦП и неправомерном его использовании сообщить об этом в Фонд и поставщику услуги по предоставлению ключа |
| 4 | В случае взлома и несанкционированного считывания ЭЦП прекратить его использование и уведомить об этом компанию |
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Процесс сдачи отчетов по ТКС
Представление индивидуальных сведений в электронном виде по ТКС возможно при наличии у страхователя программного обеспечения, которое осуществляет:
- формирование индивидуальных сведений в соответствии с форматами, порядком и условиями, установленными ПФР, для их последующей передачи в виде электронных документов по ТКС;
- прием и отправку технологических электронных документов, сопровождающих электронный документооборот между страхователем и органами системы ПФР;
- шифрование при отправке и расшифрование при получении информации с использованием СКЗИ;
- подписание электронных документов при передаче информации и проверку УКЭП.
Общие сведения о заявлении
На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.
Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).
Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.
Преимущества электронного документооборота
С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:
- скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
- снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
- удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
- Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
- Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
- Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
- установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
- заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
- назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.