Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к протоколу разногласий, образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.
Когда вступает в силу договор с протоколом разногласий
Договор считается заключенным с момента, когда стороны согласовали все существенные условия сделки. Существенными считаются условия, названные таковыми в законодательстве, и те, что посчитали таковыми стороны. Сам факт выставления протокола разногласий указывает на то, что ряд условий его автор посчитал существенными. Соответственно, договор вступит в силу с момента, когда стороны придут к какому-то решению относительно данных вопросов. Это может быть:
- подписание договора и протокола разногласий в предложенной редакции обеими сторонами;
- подписание договора и протокола согласования разногласий обеими сторонами;
- подписание обеими сторонами нового проекта договора, в котором учтены замечания из протокола разногласий;
- подписание первоначального проекта договора обеими сторонами без составления протокола разногласий (или согласования разногласий). В этом случае необходимо в той или иной форме зафиксировать отказ от подписания протокола разногласий. Он может следовать из переписки сторон или явствовать из порядка действий при обмене документами. Например, контрагент присылает вам договор в прежней редакции, с проставленной датой, которая позже даты получения им вашего протокола на предыдущее предложение (и ваш протокол он не подписывает).
Письмо-согласие на участие в тендере
Тендер – осуществление сделки на основании конкурса, который объявляет фирма-заказчик. Компании, претендующие на то, чтобы стать исполнителем, направляют пакт документов для участия в тендере.
Важно отличать, о каком именно согласии и, соответственно, документам, оформляющем его, идет речь. Каждая фирма, подавшая заявку на участие, тем самым документально подтверждает свое согласие на участие в тендере. Эта заявка и является документальным выражением согласия будущего участника тендера. Требования к ней, помимо общих для делопроизводства:
- составление в двух экземплярах – для регистрации в качестве участника и для дополнения тендерного предложения;
- электронный адрес фирмы-потенциального исполнителя;
- указание контактов куратора по заявленному участию в данном тендере (телефон, электронный адрес)
Если имеется в виду согласие фирмы-заказчика, которым она должна письменно подтвердить право фирмы-потенциального исполнителя на участие в тендере, этот документ также составляется по определенным правилам.
Письмо-согласие на проведение аудита
Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.
ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит.
Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.
Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
- дату составления и исходящий номер;
- сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
- цель отправления и инструкции;
- перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
- подпись с расшифровкой руководителя;
- контакты ответственного лица (исполнителя).
Основная часть должна содержать:
- вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
- устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.
Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.
Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).
В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).
Когда и зачем составляется сопровождение
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
- опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
- указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.
Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.
В каких сделках используется протокол разногласий
Протокол разногласий используется в любых сделках – ограничений нет. Однако есть договоры и (или) процедуры их подписания, когда этот механизм условно обязателен. Например, заключение публичного договора или основного договора на условиях предварительного, подписание государственного или муниципального контракта по итогам закупки или заключение договора по результатам коммерческого тендера.
Наличие обязанности заключить договор прямо не обязывает сторону, которой поступил проект или оферта, использовать протокол согласования разногласий. Но в этом случае остаётся только два варианта – заключить сделку на предложенных условиях или отказаться её заключать. В первом случае возникает риск согласиться на невыгодные условия, а во втором – получить судебное решение, обязывающие заключить сделку и возместить ущерб. Отказ от подписания контракта в госзакупках – основание для включения в реестр недобросовестных поставщиков. Это в целом вредит репутации и фактически лишает возможности участвовать или побеждать на торгах, пока компания числится в РНП.
Как правильно составить разногласия к Договору?
В нормативных правовых актах РФ нет утвержденного бланка, формы или особых требований к документу, фиксирующему спорные моменты. Он составляется исходя из сложившихся неписаных правил, принятых в среде предпринимателей. Также необходимо придерживаться правил делопроизводства.
Это должен быть отдельно оформленный письменный документ, в котором указываются:
-
его название;
-
ДДММГГ и место его написания;
-
№ документа;
-
ДДММГГ и № соглашения, к которому он составляется;
-
название компаний – участников сделки, (для граждан – ФИО, паспортные данные);
-
рекомендуется указать должность, полномочия (документ подтверждающий статус) лиц с правом подписи;
-
первоначальные пункты соглашения, вызывающие несогласие и предложения по их новой формулировке.
Главный блок описываемого в этой статье документа, в котором отражаются противоречия участников сделки старая и новая трактовка пунктов соглашения, нередко оформляют как таблицу, что удобно для наглядности.
Предусмотрены такие графы:
-
Первая: фиксируется № пункта соглашения, вызывающего разногласие.
-
Вторая: первоначальная формулировка в тексте.
-
Третья: новый вариант спорного контракта, в изложении контрагента.
-
Четвертая: примечание.
Последняя графа предназначена для внесения обоснований, уточнений. Ее не является обязательным. Ниже, после основного блока должны стоять подписи сторон с полной расшифровкой.
При оформлении документа необходимо придерживаться логического построения содержимого. Важно не делать грамматических и орфографических ошибок. Не допускаются зачеркивания, применение корректирующих средств, исправления и затирания знаков.
Следует избегать таких ошибок:
-
искажение смысла высказывания путем нарушения последовательности слов в предложении;
-
замена понятий;
-
некорректное использование определений;
-
применение слов или выражений, противоречащих смыслу;
-
неправильное применение местоимений.
Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.
Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.
Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.
Действия получателя письма
В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:
- регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
- проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
- забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
- в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.
Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.
Что касается печати, то в 2021 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.
Образец протокола разногласий к договору
Протокол разногласий составляется в том случае, когда фирма или частное лицо получило предложение (оферту) от другого лица, но не согласно с какими-либо его положениями. Соответственно, чтобы зафиксировать факт несогласия в письменном виде, сторона указывает:
- против чего есть возражения;
- какое предложение она может сделать в качестве альтернативы исходному варианту.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Протокол о разногласиях может быть составлен к любому договору (оферте) – по сути, он представляет собой встречное предложение, скорректированное относительно исходного. В основном этот документ используется для решения 3 задач:
- Документальное фиксирование факта несогласия с указанием конкретных деталей – это очень полезно для проведения деловых переговоров, поскольку все основные формы переписок (факс, телефон, электронная почта) в большинстве случаев не являются разновидностью официального общения.
- Для составления конечного договора протокол разногласий служит основным источником информации, на основе которых можно учесть индивидуальные особенности контрагента – соответственно, есть намного больше шансов начать с ним сотрудничество.
- Наконец, если договор был подписан, но противоречия остались не урегулированы, протокол служит документальным подтверждением этого факта – стороны таким образом признают, что хотя соглашение достигнуто, но спорные моменты продолжают существовать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если противоречия остались, то при подписании основного договора следует обязательно уточнить этот факт и сослаться на протокол о разногласиях. В противном случае считается, что договор подписан, а каких-либо спорных моментов между сторонами официально не существует.
Правила составления акта сверки с разногласиями
В процессе оформления документа требуется принятие во внимания факта исполнения обязанностей по соглашению, а также верности сумм, отраженных в бухгалтерском учете. Для подготовки сверки потребуется первичная бухгалтерская документация:
Целесообразнее всего включать в акт сверки разногласий следующие реквизиты:
- отрезок времени, за который проводится сверка;
- информация о контрагентах;
- сведения о заключенном договоре, на основании которого стороны сотрудничают;
- ФИО сотрудников, являющихся ответственными за этот процесс (с подписями);
- расчеты по обеим сторонам.
В основе представлена таблица, содержащая все необходимые расчеты. В левой части отражены сведения о составителе. Справа указываются следующие реквизиты:
- сведения о контрагенте;
- номер операции;
- название сделки;
- дебет/кредит;
- информация об оборотах;
- сальдо по итогу.
Кто составляет акт сверки с разногласиями
Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.
Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:
- дату составления акта;
- период, который рассматривается;
- дебет и кредит;
- сальдо;
- ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.